Opgradering af dokumenthåndtering – digital signering

Vi har foretaget en større opgradering af modulet Dokumenthåndtering, hvad angår den digitale signering. Med opgraderingen imødekommer vi mange kundeønsker og har samtidig fået mulighed for at koge fem handlinger ned til én.

Det er nu bl.a. blevet muligt,

• at sende oplysninger om afsenderen, herunder virksomhedens navn, afsenderens navn, telefon og email med til Visma Addo, der står for den digitale signatur, således at disse oplysninger vises i emailen til underskriverne.
• at vælge rækkefølge i signeringsprocessen, så f.eks. virksomhedens repræsentant først skal have underskrevet, inden medarbejderen får dokumentet til underskrift.
• at vælge at sende til medarbejderens private email (i stedet for firma-email). F.eks. ved ansættelse af ny medarbejder, der ikke er tiltrådt endnu.

Ny handling

Det er lykkes os at forenkle adgangen til at bruge Send til digital signatur således at én handling erstatter de fem gamle. Af illustrationen ses de fem gamle handlinger, som vi imidlertid ikke bare kan fjerne, da de aktuelt bruges af vores kunder. Men vi anbefaler at skifte til den nye handling Send til digital signatur, v2.0, der er vist øverst og som indeholder de mange nye muligheder. Vi hjælper naturligvis med overgangen, se nederst i artiklen.

Send til digital signatur, v2.0

Den nye handling favner de fem gamle, idet der i opsætningen eller ved start af handlingen kan vælges mellem 3 typer af signering og om der skal sendes til e-Boks efter signeringen.

Rækkefølge i signeringen

Det er nu blevet muligt angive en rækkefølge i signeringen. I den nye handling Send til digital signatur, v2.0 har vi valgt at anvende en rækkefølge i den første type (se illustrationen ovenfor), således at f.eks. en kontrakt først sendes til digital signatur hos virksomhedens repræsentant. Først når dokumentet er signeret her, bliver medarbejderen bedt om at signere.

Afsenderoplysninger i Visma Addo

Den email som underskriveren modtager fra Visma Addo, ser nu således ud:

De markerede områder modtager informationerne for handlingen Send til digital signatur, v2.0. Afsenderen er typisk den udførende bruger – dvs. den der trykker på handlingsknappen – men der kan i handlingen også vælges en anden person som afsender.

I emailen vises afsenderens navn, email og telefon. Samtidig inkluderes virksomhedens navn, der også angives i handlingen. I illustratione dog vist med nogle dummy-data.

Send til medarbejderens private email

Dette vælges ved start af handlingen, f.eks. ved at markere i tjekboksen når handlingen startes, men kan evt. sættes op fast, ved hjælp af Redigér handlinger.

Tag den nye handling i brug

Da den nye handling både favner de fem gamle handlinger og samtidig tilføjer mange nye muligheder, giver det i sagens natur en masse nye opsætningsmuligheder, som kan være vanskelige at overskue. I derfor er velkomne til at trække på vores bistand.

Vi anbefaler at aftale et onlinemøde, hvor vi sammen kan sætte det eller de relevante handlinger op. Alt efter omfang og kompleksitet skal vi nok regne med at bruge 1-2t, som kan tages af et klippekort.

Vi forventer at det nye Send til digital signatur, v2.0 kan dække behovene i langt de fleste tilfælde, men det er naturligvis også muligt at inkludere de nye muligheder i skræddersyede workflows og handlinger.

Kontakt os på support@innomate.com.