Formularskabeloner sammensættes ud fra, hvordan vi vil hente data ind. Når vi skal designe en skabelon med felter, der skal udfyldes i f.eks. en webbrowser, laver vi en formularskabelon. Den danner grundlag for formularer, der skal udfyldes eller besvares af f.eks. kunder, medarbejdere, jobansøgere eller andre. - Lad os tage en jobansøgning som eksempel.
Spørgsmål og felter i en jobansøgningsformular kan f.eks. se sådan ud:
Ansøgernes besvarelser vil blive vist i listen over ansøgninger med en række for hver ansøger og én kolonne for hvert spørgsmål.
Der kan filtreres både på Ja/Nej-felter og på et eller flere ord i Flerlinje tekst.
Måske ligger der allerede en passende formularskabelon i systemet. Hvis det er tilfældet, kan den kopieres og eventuelt justeres, som vist sidst i denne guide. Her viser vi først opbygning af skabelonen fra grunden.
Fremgangsmåden er her eksemplificeret i forbindelse med et jobopslag.
Vi ønsker at vide, om ansøgeren er fyldt 18 år, om ansøgeren har kørekort, samt hvilke sprog ansøgeren behersker.
Vi vælger Datadeklarationer i hovedmenuen og opretter en datadeklaration med navn: Data03 og Beskrivelse: Jobopslag, Support & Service.
Under punktet Felter (detailmenu) tilføjer vi de ønskede felter.
For hvert af felterne vælges en type – enten Ja/Nej eller Flerlinje tekst.
Vi kunne vælge at tilføje 6 felter, et om alder, et om kørekort og et for hvert sprog – alle af typen Ja/Nej:
Af hensyn til overskueligheden vælger vi i stedet at bundte de fire sprog under ét felt med navnet Sprog, og vælger her typen Flerlinje tekst.
Den færdige datadeklaration ser nu sådan ud:
Samme datadeklaration kan bruges i forskellige formularskabeloner.
Med udgangspunkt i datadeklarationen oprettes en formularskabelon :
Vi vælger Formularskabeloner i hovedmenuen og tilføjer en ny formularskabelon, - vælger datadeklarationen Data03 og giver formularskablonen navnet Form00 og beskrivelsen Uopfordret ansøgning, Support & Service - og gemmer.
Under punktet Felter vælger vi de felter fra datadeklarationen, som vi ønsker.
Vi vælger feltet > 18 år, der begge er et Afkrydsningsfelt.
Feltet Kørekort håndteres på samme måde.
Vi vælger feltet Sprog som Tjekliste.
Nederst i billedet skriver vi hvert sprog for sig og klikker + for at tilføje det som punkt.
Formularskabelonen er nu færdig og kan tilknyttes et eller flere jobopslag.
For at tilføje en formularskabelon til et jobopslag: Klik på Formularskabelon i jobopslagets detailmenu. Vælg formularskabelon og gem.
Den valgte formularskabelon kan anvendes, som den er eller med visse justeringer, - f.eks. kan nogle felter slettes eller rækkefølge, tekst/navn og beskrivelse ændres.
Vi kan også vende tilbage til datadeklarationen og tilføje nye felter, som umiddelbart kan vælges ind i vores formularskabelon.
Det er muligt at kopiere en formularskabelon og tilpasse den. Det kan være en hjælp, hvis vi vil lave flere jobopslag og f.eks. vil spørge til andre sprog eller anvende en anden formulering samtidigt med at vi stadig har den første kørende.
Vi går ind på den formularskabelon, vi vil kopiere, og klikker på Flere muligheder. Her får vi mulighed for at kopiere formularskabelonen. Vi kan også vælge at kopiere både formularskabelon og den underliggende datadeklaration.
Hvis vi vælger også at kopiere datadeklarationen, får vi i kopien mulighed for f.eks. at slette nogle felter, uden det får indflydelse på formularskabeloner og visninger, der allerede bygger på den oprindelige datadeklaration.
OBS: Så snart vi har klikket OK, får vi dette billede af vores kopi og skal straks ændre betegnelse og beskrivelse for at kende vores kopi fra den oprindelige udgave:
Vi gemmer og klikker på linket til datadeklarationen, hvorefter vi også der kan ændre betegnelse og beskrivelse:
Både datadeklaration og formularskabelon kan nu tilpasses.
Med en stærk kombination af kompetencer indenfor HR og softwareudvikling leverer vi
HR-løsninger, der hjælper virksomheder
med at optimere og professionalisere deres
HR-processer på helt nye måder.
INNOMATE er den del af selskabet 24SevenOffice
