Fuldautomatiseret dokumenthåndtering


Case:
Fuldautomatiseret dokumenthåndtering
i overensstemmelse med GDPR


INNOMATE tilbyder en løsning, der fuldautomatiserer al dokumenthåndtering i HR. Med en dynamisk og avanceret adgangs- og rettighedsstyring, er al dokumenthåndtering sikret i overensstemmelse med GDPR – Persondataforordningen.

Dokumenthåndtering understøttes af workflows og dækker elementerne:

  • Filarkiv på hver enkelt medarbejder, erstatter den fysiske personalemappe
  • Oprettelse og vedligehold af skabeloner
  • Generering af dokumenter
  • Intern godkendelse af dokument
  • Digital signering ved hjælp af NemID
  • Overførsel af dokumenter til medarbejderens e-Boks.

Løsningen holder styr på, hvor lang tid de enkelte dokumenter opbevares, - også efter medarbejderen er fratrådt. Og alle adgange logges. Kravene i GDPR er således til fulde opfyldt.


Skabeloner

I INNOMATE HR kan der udarbejdes skabeloner med de fletfelter, der er behov for. Undervejs i f.eks. rekrutterings- og ansættelsesprocessen opsamles data naturligt i INNOMATE HR og danner grundlag for generering af en ansættelseskontrakt.

Brugeren opretter og vedligeholder selv de skabeloner, der er brug for. Det gøres nemt ved f.eks. kopiering af en Word-fil direkte ind i dokumentskabelonen, Herefter angives fletfelterne og skabelonen er klar til brug.

CASE: Rekruttering og ansættelse

Når en ny medarbejder ansættes, kan en typisk proces, der understøttes af workflows, se således ud:

  1. Den rigtige ansøger er fundet og vilkår for ansættelsen aftales.
  2. I INNOMATE HR vælges den relevante skabelon og et dokument i pdf-format dannes. Dokumentet er tilgængeligt i den kommende medarbejders filarkiv i INNOMATE HR og herfra kan f.eks. en direktør, der skal godkende udkastet til kontrakt, have adgang til at læse og kommentere udkastet.
  3. Når godkendelsen foreligger, sender INNOMATE HR kontrakten til digital signatur (NemID), eksempelvis hos virksomhedens direktør og den nye medarbejder. Så snart begge har signeret, erstattes udkastet til kontrakten med den digitalt signerede. Det hele er automatiseret ved hjælp af workflows, der tilpasses virksomheden. Og med fuld sikkerhed omkring personfølsomme data.
  4. Der er mulighed for at afslutte processen ved at det signerede dokument automatisk overføres til medarbejderens e-Boks.

Andre dokumenter

På samme måde, kan alle andre former for dokumenter genereres, sendes til digital signatur og/eller til medarbejderens e-Boks.

Også indskannede dokumenter i pdf-format kan ekspederes videre med digital signatur og e-Boks.

Sammenhænge

Modulet Dokumenthåndtering indgår i fuld udgave i INNOMATE HR Pro og Enterprise og benyttes til alle former for dokumenter, der kræver godkendelse og signering af ledelse og/eller medarbejder.

I INNOMATE HR Enterprise er det muligt frit at indbygge modulets elementer i de workflows, der understøtter processerne i forbindelse med onboarding, rokering og offboarding, i. Læs mere her om Rekruttering og onboarding.

Kontakt os
Fuld dokumenthåndtering

Oplev INNOMATE HR – book et møde eller en onlinepræsentation
Kontakt os, og vi vender hurtigst muligt tilbage til dig.

2018 Innomate