VUC Storstrøm
Når digital dokumenthåndtering bliver en nødvndighed
Om VUC Storstrøm
VUC Storstrøm er en
uddannelsesinstitution der årligt underviser 3800 elever i 6 byer. Her tilbyder
de unge og voksne kompetencegivende og studieforberedende fag fra laveste til
højeste gymnasiale niveau.
Organisationen omfatter 200 ansatte og ansætter ca. 20 nye medarbejdere om
året.
Samarbejdet med INNOMATE
INNOMATE har siden 2011 hjulpet VUC Storstrøm med digitalisering af en lang række HR-processer lige fra rekruttering til fratrædelse.
- Administration af alle medarbejderrelaterede
data, samt fuldt overblik over organionsstruktur fra organisationsdiagram.
- Understøttelse af processer der vedrører
modtagelsen af en medarbejder, rokering undervejs og til sidst
fratrædelse.
- Rekruttering med egen jobportal og integration
til jobnet.
- Administration af samtykker.
- Administration af interne ressourcer som f.eks.
nøgler og IT-udstyr.
- Generering, opbevaring og organisering af alle
medarbejderrelaterede dokumenter.
- Integration til digitalsignatur og e-Boks.
- Styring af MUS-samtaler med foruddefinerede MUS-skemaer samt sygefraværssamtaler og omsorgssamtaler.
- Registrering og kortlægning af interne kompetencer.
Starten på samarbejdet
VUC
Storstrøm startede deres søgen efter et HR-system med udgangspunkt i et behov
for et IT-system der kunne understøtte deres rekrutteringsprocesser. Derfor var
det også det første modul der blev implementeret. Efterfølgende har vi i
samarbejde løbende udvalgt og introduceret nye moduler, efterhånden som de blev
nødvendige. Denne tilgang har været med til at sikre en gnidningsfri udrulning,
hvor progressionen i anvendelsen af INNOMATE blev styret af det voksende behov
for digitale HR-værktøjer.
”Det
der skaber størst værdi for os, er den røde tråd fra rekruttering til fratrædelse,
Jeg starter jo med at lave et stillingsopslag i INNOMATE, når vi har fundet den
rigtige kandidat bruger jeg Preboarding til at overfører alle oplysninger på
den nyansatte, sender en ansættelseskontrakt til digitalsignatur, e-Boks osv...”
HR-konsulent, Mette Normann
De største gevinster
VUC Storstrøm anvender en bred vifte af INNOMATES moduler, hvilket tilsammen øger det samlede udbytte.
- Konfigurer bare workflows minimere manuelle administrative arbejdsopgaver og kvalitetssikre interne rutiner
- Sømløs integration fra Rekruttering til Onboarding.
- Decentralisering af administrative arbejdsopgaver
- Automatisk udveksling af data med Ludos (ekstern IT-system) via API.
- GDPR Sikring i kraft af krypteret opbevaring af alle medarbejderrelaterede- data og dokumenter i vores cloud samt automatiserede rettighedsregler.
- Afsendelse af dokumenter til digitalsignatur- og e-Boks.
Ikke kun HR-personale anvender INNOMATE i dagligdagen
Flere
medarbejdergrupper anvender vores software til forskellige arbejdsopgaver
f.eks.
har IT og pedeller ansvaret for administration af udlån af nøgler og IT-udstyr.
Mens Rekrutteringsteams bestående af ansatte på tværs af organisationen -
læser, kommenterer og rater ansøgninger, inden de indkalder ansøgerne til
samtale.
Desuden bruger ledere ifølge Mette Normann især INNOMATE meget;
”Fordi alle informationer om den enkelte medarbejder er tilgængeligt der. Desuden
indkalder lederen selv sine medarbejdere til MUS- og omsorgssamtaler.”
Vokser i systemet
I
takt med at INNOMATE blev implementeret flere steder i organisationen, opstod
et større behov for skræddersyede løsninger, der kunne dække præcis de
specifikke behov og udfordringer som VUC Storstrøm står med. I samarbejde har
vi derfor skabt værktøjer til håndtering af porteføljesamtaler, beskatning af
arbejdstelefoner, Covid-19 administration og meget mere.
Ved at ramme den rigtige balance mellem vores best-practice løsninger og VUC
Storstrøms specifikke krav og ønsker har vi i samarbejde skabt den røde tråd
fra rekruttering til fratrædelse.
Hos
INNOMATE vægter vi det gode samarbejde højt, om dette siger Mette Normann
”Lige
så snart vi har et problem vi skal have løst eller skal have udviklet noget
nyt, står i altid klar lige med det samme. Jeg plejer altid at sige – det hele
kan lade sig gøre, I er altid åbne for nye ideer”.
Krypteret server og automatiseret rettighedsstyring
sikrer at GDPR-lovgivning overholdes
Adgangen
til INNOMATE er hos VUC Storstrøm knyttet til Single-sign-on, der gør det
muligt for alle skolens medarbejdere at tilgå INNOMATE, blot ved at være logget
på skolens netværk.
Alle
data herunder også dokumenter opbevares på vores krypterede server i skyen,
hvilket sikrer at dokumenter- og andet medarbejderrelateret data ikke opbevares
på ”Skrivebordet” eller andre steder. Vores dynamiske rettighedsstyring,
garanterer præcis styring af, hvad den enkelte medarbejder kan se og udføre
internt i systemet, derfor er det muligt at samle alle medarbejde relaterede
data i ét system uden at være bekymret for, at bryde GDPR lovgivning.
OM INNOMATE
Med en stærk kombination af kompetencer indenfor HR og softwareudvikling leverer vi
HR-løsninger, der hjælper virksomheder
med at optimere og professionalisere deres
HR-processer på helt nye måder.
INNOMATE er den del af selskabet Done.ai
