First slide image

Rekruttering Pro v.2.0 er den nyeste version. Med den seneste opgradering er vi hoppet direkte fra v1.4 og v2.0, da den indeholder en række afgørende forbedringer.

  • Ansøgere får adgang til Min ansøgning
    • Se, hvad de har oplyst og sendt.
    • Uploade ekstra filer
    • Trække ansøgning tilbage (GDPR)
  • Auto-handlinger, der giver mulighed for selv at redigere parametre (bl.a. emails)
    • Auto: Filupload fra 'Min ansøgning‘ - Ny, understøtter Min ansøgning
    • Auto: Træk ansøgning tilbage - Ny, understøtter Min ansøgning
    • Auto: Svar ved ny jobansøgning – Erstatter gl. autosvar
    • Auto: Slet ansøgninger efter 6 måneder – Erstatter gl. slet ansøgninger efter 183 dag
  • Interne jobopslag
    • Adgang fra INNOMATE HR til at søge opslåede jobs
  • Ny Preboarding, mulighed for at knytte ansættelsen til en 'anden person'
    • Nuværende eller tidligere medarbejder
    • Person oprettet i systemet gennem import.

    Webinar om de nye muligheder

    Ansøgere får adgang til ”Min ansøgning”

    Alle jobansøgere får deres egen side, som vi har kaldt Min ansøgning - med virksomhedens logo i øverste højre hjørne. På siden ses de oplysninger, der er indsendt, herunder de filer, der er blevet vedhæftet ansøgningen.

    Herudover er der to muligheder for ansøgeren:
    • Der kan uploades supplerende filer.
    • Ansøgningen kan trækkes tilbage.

    Vores anbefaling er, at ansøgeren allerede i Autosvaret får adgang til Min ansøgning med en orientering om muligheden: at uploade supplerende filer, hvis noget er glemt. Endvidere anbefaler vi at orientere om virksomhedens GDPR-regler: om automatisk sletning af ansøgningen (f.eks. efter 6 måneder) og muligheden for at kunne trække ansøgningen tilbage, med efterfølgende sletning af alle data.

    Upload supplerende filer

    Mange kunder oplever udfordringer med at personer sender flere ansøgninger på samme job, - fordi de i den første ansøgning har glemt nogle bilag. Det problem har vi nu løst ved at give jobansøgeren adgang til at uploade filer fra siden Min ansøgning.

    Af sikkerhedsmæssige grunde, anbefaler vi at adgangen til upload af filer kun gøres muligt i et begrænset tidsrum, f.eks. 3 dage. En sådan tidsbegrænsning, sættes i Autosvaret.

    Upload filer åbner mulighed for, at virksomheden senere i rekrutterings- og onboardingprocessen kan rekvirere yderligere dokumentation fra ansøgeren. F.eks. dokumentation for uddannelse, anciennitet o.l.

    I den nye version af Rekruttering indgår en sådan handling, der kan benyttes til at rekvirere yderligere dokumentation med link til Min ansøgning og genåbning af muligheden for at uploade filer.

    Hver gang ansøger uploader nye filer, sendes en orientering herom til HR.

    Filerne gemmes umiddelbart på Ansøgningen, men hvis ansøgningens status er 'Ansat' vedhæftes filerne også den nye medarbejders filarkiv.

    Tilbagetrækning af ansøgning

    Fra siden Min ansøgning er i øverst højre hjørne placeret en knap Træk tilbage. Et klik på knappen starter en handling fra ansøgningen, der igangsætter tilbagetrækningen af ansøgningen med efterfølgende sletning. Ansøgeren modtager en bekræftelse, HR orienteres og efter en karensperiode på f.eks. 3 dage, slettes ansøgningen automatisk.

    Auto-handlinger

    Med seneste release af v3.25, har vi åbnet for automatiseret kørsel af handlinger, også kaldet auto-handlinger. Det har bl.a. stor betydning for Rekruttering, hvor en række auto-handlinger understøtter bl.a. de processer, der er beskrevet ovenfor. Det drejer som om:

    • Autosvar (Auto: Svar ved ny jobansøgning)
    • Besked til HR om nye filer (Auto: Filupload fra 'Min ansøgning')
    • Håndtering af tilbagetræk af ansøgning (Auto: Træk ansøgning tilbage)
    • Automatisk sletning af ansøgninger jf. GDPR (Auto: Slet ansøgninger efter 6 måneder)

    I og med at workflowene ligger tilgængelig og kan redigeres som handlinger, er det muligt for kunden selv at redigere en række parametre, herunder emailskabeloner og frister.

    Interne jobopslag

    Medarbejdere kan nu søge aktuelle jobopslag direkte fra INNOMATE HR. En side: Interne jobopslag kan aktiveres og hermed vises alle jobopslag, som er markeret med Udgiv internt.

    Løsningen kan således anvendes til både at give medarbejderne adgang til at søge eksternt udgivne jobopslag og rene interne.

    Fra siden Interne jobopslag vælges et joopslag og en side præsentere relevante data om jobbet. Øverst til venstre giver en knap mulighed for at søge jobbet. Kun få oplysninger skal indgives, da systemet kender personen, der søger jobbet. Ansøgeren modtager en bekræftelse med link til Min ansøgning, hvorfra der kan uploades ansøgning og relevante bilag.

    Siden, der præsenterer jobopslaget internt, er også tilgængelig fra Jobopslagets detailmenu.

    Siden er af typen Dataside og kan redigeres som ethvert andet detailmenupunkt fre Flere muligheder > Redigér detailmenu.

    Preboarding

    Med den nye version kommer også en ny udgave af Preboarding.

    Der er indimellem behov for at registrering en nyansættelse på en person, der i forvejen er oprettet i HR-delen. Det kan dreje sig om en tidligere eller nuværende medarbejder eller at personen er blevet oprettet udenom Rekruttering via en import fra andet system.

    Kom godt i gang

    Vi hjælper Jer i gang med de nye muligheder i Rekruttering. Omfanget af bistand afhænger af, om I er på den seneste version eller på en ældre.

    Opdatering fra seneste version, v1.4

    Vi installerer automatisk den nye version på alle systemer, der anvender seneste version af Rekruttering, v1.4, men for at tage den i brug, kræver det noget manuel opsætning såvel bagom systemet, som af de mere synlige dele, herunder skift til auto-handlinger.

    Vi forventer at skulle bruge 1-2 timer på opgaven.

    Opdatering fra ældre version

    Opdatering fra en ældre version kræver mere arbejde, bl.a. er tekster til emails ofte hardcoded direkte workflowene, hvilket kræver en håndbåret kopiering af tekster til emailskabelonerne, der alle kan redigeres i handlingerne.

    En opdatering fra en ældre version til den nyeste vil sandsynligvis kræve bistand fra os i omegnen 2,5-4t.

    Generelt

    Vi anbefaler at lave en aftale med vores konsulenter på support@innomate.com. Hertil kan du også skrive, hvis du har spørgsmål.
    Forbrugt tid kan evt. debiteres over klippekort.

    Dokumentation

2018 Innomate