Automatisk opdatering af data ved ændringer

Mange data på en medarbejder, involverer samtidig andre personer, f.eks. lederen. Når en person skifter funktion, afdeling eller helt stopper, er det vigtigt at igangværende processer, skemaer og handlingsplaner opdateres eller afsluttes.

Det søger Offboarding, Rokering og Ny leder for. De tre workflows er netop blevet opdateret med mulighed for opdatering af disse data, hvilket skal vælges til og fra i Redigér handlinger.

Offboarding

Offboarding er bygget ud med mulighed for at uafsluttede handlingsplaner og skemaer afbrydes. Teknisk set betyder det at alle uafsluttede handlingsplaner og skemaer på fratrædelsestidspunktet opdateres således:

• Status på handlingsplaner sættes til 'Forhindret' og
• Status på skema sættes til '4 - afsluttet uden besvarelse'

Vi har valgt dette til handlingen. Ønskes dette imidlertid ikke, kan det fravælges i Redigér handlinger.

Rokering

Rokering er blevet udbygget med mulighed for:

1. Sletning af personnoter, hvis lederskift finder sted.
   De noter, der er oprettet af afgående leder, slettes.
2. Opdatering af ansvarlig for uafsluttede processer, hvis lederskift finder sted.
   De processer, der er uafsluttede og som har afgående leder som ansvarlig, opdateres med ny leder som ansvarlig.
3. Opdatering af ansvarlig for uafsluttede handlingsplaner, hvis lederskift finder sted.
   De handlingsplaner, der er uafsluttede og som har afgående leder(e) som ansvarlig, opdateres med ny leder som ansvarlig.
4. Opdatering af leder som skemagodkender på uafsluttede skemaer, hvis lederskift finder sted. De skemaer, der er uafsluttede og som har afgående leder(e) som godkender, opdateres med ny leder som godkender.

Ønskes I at disse opdateringer sker, skal dette vælges i Redigér handlinger.

Ny leder

Ny leder har mulighed for at håndtere de samme ændringer som i Rokering, men gør det ved at gennemløbe alle aktuelle medarbejdere i enheden:

1. Hvis sletning af personnoter er valgt, fremsøges alle aktuelle medarbejderes personnoter. De noter, der er oprettet af afgående leder(e) slettes.
2. Hvis opdatering af ansvarlig for uafsluttede processer er valgt, fremsøges alle aktuelle medarbejderes processer. De processer, der er uafsluttede og som har afgående leder(e) som ansvarlig, opdateres med ny leder som ansvarlig.
3. Hvis opdatering af ansvarlig for uafsluttede handlingsplaner er valgt, fremsøges alle aktuelle medarbejderes handlingsplaner. De handlingsplaner, der er uafsluttede og som har afgående leder(e) som ansvarlig, opdateres med ny leder som ansvarlig.
4. Hvis opdatering af leder som godkender på uafsluttede skemaer er valgt, fremsøges alle aktuelle medarbejderes skemaer. De skemaer, der er uafsluttede og som har afgående leder(e) som godkender, opdateres med ny leder som godkender.

Ønskes I at disse opdateringer sker, skal dette vælges i Redigér handlinger.

Anbefaling

Vi finder, at det er overordentlig vigtigt, at holde disse data opdateret, når der sker ændringer i organisationen. Det har betydning for præsentationen i Dashboards, opfølgning, påmindelser o.l.

Derfor anbefaler vi at I tager stilling til, hvordan I ønsker opdateringerne og samtidig sørge for konsekvent kun at fået foretage organisatoriske ændring ved hjælp af disse workflow.

Hvis i anvender specialtilpasssede workflows til opgaverne, kommer ændringerne ikke automatisk med.

Har I brug for bistand til arbejdet og/eller anvender I specialtilpasssede workflows, så kontakt os på support@innomate.com.