Det periodiske workflow kører automatisk én gang om ugen og tjekker samtlige personer.
Personen - incl. alle relaterede data - slettes hvis
Hvis betingelserne er opfyldt, bortset fra at personen ikke er arkiveret, arkiveres denne i stedet og bliver så først slettet ved kørslen 14 dage senere.
Tjekket på om der ligger en aktuel ansættelse og om personen er arkiveret skal sikre mod fejlagtige sletninger.
*) Perioden bestemmes af den dataansvarlige og kan derfor tilpasses.
Enkelte virksomheder kan være omfattet af særlige krav, der gør at en person ikke skal slettes efter standardreglerne.
Der er særlige felter knyttet til personoplysningerne, hvor der markeres , hvis automatisk sletning undlades. Der kan angives en note, hvorfor. Disse data kan kun ses og redigeres af en administrator.
Der findes særlige regler for statslige institutioner, omkring opbevaring af persondata ud over de 5 regnskabsår efter fratrædelse. I Offboarding har vi gjort det muligt, at vælge at workflowet automatisk markerer personen til "undlad automatisk sletning", hvis vedkommende har været leder og/eller er født den 1. i en måned. Samtidig sættes en note herom, i notefeltet.
En særlig liste Personer, ikke slettes under hovedmenu-gruppen Overblik viser de personer, der er undtaget for sletning.
På filers metadata, kan angives en slettedato. Når den dato nås, slettes dokumentet automatisk.
Det er endvidere muligt pr. filkategori at angive om filer i kategorien skal slettes ved fratrædelse. Valg af dette er indbygget i vores standard Offboarding.
Læs mere her om de generelle overvejelser og muligheder vedr. sletning af personoplysninger
Med en stærk kombination af kompetencer indenfor HR og softwareudvikling leverer vi
HR-løsninger, der hjælper virksomheder
med at optimere og professionalisere deres
HR-processer på helt nye måder.
INNOMATE er den del af selskabet 24SevenOffice
