Dokumentation: Sletningsregler

Periodisk sletning af alle persondata

Det periodiske workflow kører automatisk én gang om ugen og tjekker samtlige personer.

Personen - incl. alle relaterede data - slettes hvis

• Fratrædelsesdato på personer er ældre end 6 år (2192 dage) *) og
• Personen er arkiveret for mere en 14 dage inden og
• Personen ikke har en aktuel ansættelse

Hvis betingelserne er opfyldt, bortset fra at personen ikke er arkiveret, arkiveres denne i stedet og bliver så først slettet ved kørslen 14 dage senere.

Tjekket på om der ligger en aktuel ansættelse og om personen er arkiveret skal sikre mod fejlagtige sletninger.

*) Perioden bestemmes af den dataansvarlige og kan derfor tilpasses.

Undlad automatisk sletning

Enkelte virksomheder kan være omfattet af særlige krav, der gør at en person ikke skal slettes efter standardreglerne.

Her kan vi tilbyde at åbne for særlige felter, hvor der markeres at automatisk sletning undlades. Der kan angives en note, hvorfor. Disse data kan kun ses og redigeres af en administrator.

En særlig liste under hovedmenu-gruppen System giver overblik over de personer, der er undtaget for sletning.

Filarkiv

På filers metadata, kan angives en slettedato. Når den dato nås, slettes dokumentet automatisk.

Det er endvidere muligt pr. filkategori at angive om filer i kategorien skal slettes ved fratrædelse. Hvis denne facilitet ønskes benyttet, skal det indbygges i workflow til Fratrædelse/Offboarding.

Læs mere her om de generelle overvejelser og muligheder vedr. sletning af personoplysninger