Case: Farvel til papirarkiv – goddag til digitale fordele

Hos Copenhagen Business Academy og Syddansk Erhvervsskole benytter de sig af muligheden for at have personalefiler liggende digitalt i INNOMATE HR. De valgte hver deres fremgangsmåde – men værdien af digitalisering er de enige om.

Tidsbesparelse, tilgængelighed og øget sikkerhed

HR-konsulent Marie-Louise Simonsen, Copenhagen Business Academy, fremhæver flere fordele ved, at de i dag kan finde dokumenter om løn, fravær, MUS, kurser, uddannelser og meget mere i INNOMATE HR:

– Vi sikrer, at alle dokumenter bliver behandlet fortroligt. Vi ved, hvem som har adgang til hvilke dokumenter og vi sikrer os, at dokumenterne ikke forsvinder. Samtidig er dokumenterne tilgængelige for de medarbejder, der skal arbejde med dem og det er nemt og overskueligt for at gennemgå og finde de ønskede dokumenter i en personalesag.

Sikkerhed samt hurtig og nem adgang til data for alle medarbejdere, fremhæves også af HR-konsulent Karen Petersen fra Syddansk Erhvervsskole:

– Den væsentligste værdi for os er, at vi har fået synliggjort relevante personaledata og skabt åbenhed herom for medarbejder, leder og HR. Dernæst har vi opnået en let og effektiv adgang til data og dokumenter – ikke mindst for vores ledere og HR- og personalekonsulenter. Så at vores papirarkiv forsvandt – det er dejligt!

let og effektiv adgang til data og dokumenter – ikke mindst for vores ledere og HR- og personalekonsulenter.

To brugere – to fremgangsmåder

INNOMATE koordinerede arbejdet for Copenhagen Business Academy, som valgte at få en ekstern leverandør til at scanne deres fysiske mapper ind. Fem store flyttekasser med filer blev afhentet og i løbet 14 dage var mapperne scannet ind i læs- og søgbare filer, som INNOMATE havde importeret. Der var tale om historiske dokumenter, da skolen løbende selv scanner filer ind nu. Marie-Louise Simonsen anbefaler, at man sørger for at døbe dokumenterne korrekt første gang, da de desværre ikke kan omdøbes.

Syddansk Erhvervsskole valgte i etableringsfasen selv at scanne de historiske filer ved hjælp af en scanner i personaleafdelingen. Sammen med scanner-leverandøren, udviklede INNOMATE en løsning, der muliggør at sende de indscannede filer fra scanneren direkte ned i medarbejderens filarkiv.

Vigtige links