INNOMATE HR indeholder en stærk importfunktion, der muliggør såvel import som opdatering af alle typer af data i systemet.

Åbn for import

Inden du starter, skal du sørge for at der er åbnet for importmuligheden i dit system.

Det du gør ved fra hovedmenuen at vælge Brugergrupper. Vælg brugergruppen Admin og menupunktet Rettigheder til funktioner. Her skal der markeres i tjekboksen ud for Importér data og klikkes Gem.

Forbered import

Fra din personlige menu skal du vælge Importér data.

1. Øverst vælges rækketype (datatype). Her kan vælges mellem alle typer af data i systemet.
2. Dernæst vælges, hvorledes data importeres. Der kan vælges mellem
   • at uploade en csv-fil eller
   • at kopiere data ind fra en excelfil.
3. Du kan udvide linjen Avancerede indstillinger og her vælge kolonneseparator, manuelt. Vi anbefaler at lade indstillingen stå til Find automatisk.

Alt efter valgt importtype kan du nu enten

• vælge at uploade en fil, - som vist ovenfor eller
• kopiere data ind i et tekstfelt, som vist neden for.

Fælles for begge muligheder er det krævet at første række skal udgøres af overskrifter, der beskriver data i de enkelte kolonner. Undgå overskrifter, der indeholder tegn, som kan opfattes som separator.

Importér data

Jeg benytter mig af at kopiere felter, der indeholder persondata fra et excel-ark og indsætte dem ind i tekstfeltet. Herefter klikker jeg på Næste.

I dette eksempel kan vi konstatere at vores kolonneoverskrifter genkendes af importen med undtagelse af ’postnr’.

Her vælger jeg først ’Adresse’ og dernæst ’Postnummer’.

Når jeg har kontrolleret at kolonnerne er korrekte, klikker jeg på den grønne knap Importer. Importen afsluttes med en kvittering, der viser resultatet af importen.

Opdatér data

Importfunktionen kan også anvendes til at opdatére data i systemet.

I dette eksempel, vil jeg opdatere email-adresser på medarbejderne i en afdeling. Listen skal bestå af en nøgle, der identificerer personen, f.eks. personnummer, system ID eller som her Person ID samt det felt, der skal opdateres.

På siden, hvor kolonnerne matches, skal angives hvilken kolonne, der indeholder nøglen. Herefter klikkes Importér og vi får igen en kvittering, der her fortæller, hvad der er opdateret.