First slide image

Med enkle rutiner følger altid afvigelser fra normalen. Det oplever vi også i situationer, hvor en ny medarbejder ansættes og skal onboardes.

I det følgende gennemgår vi håndteringen af afvigelserne med udgangspunkt i denne oplistning:

Fra Rekruttering

  • Helt ny medarbejder: Preboarding à Onboarding
  • Nuværende eller tidligere medarbejder: Kopiér filer fra ansøgning.
    • Nuværende medarbejder: Rokering.
    • Tidligere medarbejder: Preboarding - fra person og derefter Onboarding Onboarding.

Uden om rekruttering

  • Brug evt. uopfordret ansøgning til at få oprettet personen og hentet filer.
    • Derefter køres processen som ‘Fra Rekruttering’.
  • Opret person under Personer, alle og kør Preboarding - fra person og derefter Onboarding.
  • Tidligere medarbejder: Preboarding - fra person og derefter Onboarding

Fra Rekruttering

Via rekrutteringsmodulet modtages ansøgninger til jobopslag. Efter vi har behandlet ansøgningerne vælger vi den person vi vil ansættes.

Helt ny medarbejder


Almindeligvis er personen helt ny for os og derfor benytter vi os at standardrutinen, nemlig først at køre handlingen Preboarding fra ansøgningen, hvorved vi bl.a. sætter ansøgningens status til Ansat, overfører vedhæftede filer fra ansøgningen til den nye medarbejder i INNOMATE HR, bekræfter den mundtlige aftale med medarbejderen, opretter ansættelsen m.m.

Herefter løses en række opgaver med f.eks. indgåelse af ansættelsesaftale (Dokumenthåndtering), bestilling af udstyr (Ressourcestyring) ol., inden vi er klar til køre den afsluttende handling fra ansættelsen: Onboarding.


Nuværende eller tidligere medarbejder

Hvis en ansøger allerede er eller tidligere har været ansat som medarbejder, har vi sandsynligvis en masse data i INNOMATE HR, som vi ønsker at fastholde af historiske grunde og/eller genbruge. Det er en vurdering, som den ansvarlige HR-medarbejder må foretage, inden der køres Preboarding fra Rekruttering.

Hvis I vælger at bygge videre på de data, vi allerede har liggende, skal der ikke køres Preboarding fra fra ansøgningen (idet det vil betyder at vi får to udgaver af den samme person). I stedet anvendes handlingen Kopiér filer fra ansøgning.


Denne handlinger kopiere filerne fra ansøgningen til den person, vi ønsker at anvende. Samtidig opdateres ansøgningen til status Ansat og der knyttes et link til jobopslaget fra den valgte person.

Den videre håndtering afhænger af om medarbejdere har en aktuel ansættelse eller blot har en tidligere og nu er fratrådt.

Nuværende medarbejder

Hvis medarbejderen er i en aktuel ansættelse, så brug handlingen Rokering.


Herved sættes sluttidspunkt på den aktuelle ansættelse og den nye ansættelse oprettes. Handlingen indeholder muligheder for at orientere medarbejderen, gammel og ny leder samt andre relevante interessenter.

Tidligere medarbejder

Har personen tidligere været ansat, er det muligt at denne er arkiveret. I så fald, dearkivér personen og tjek også hvad der er registreret af ansættelse- og fratrædelsesdatoer. En fratrædelsesdato skal fjernes og I kan overveje, hvilken ansættelsesdato, der fremover skal anvendes.


Herefter oprettes en ny ansættelse, evt. ved hjælp af handlingen Preboarding fra personen.


Uden om Rekruttering

Det sker selvfølgelig også at der bliver ansat nye medarbejdere uden om Rekruttering.

Helt ny medarbejder

Anvender I Rekruttering, foreslår vi at benytte et skjult jobopslag, f.eks. et til Uopfordrede ansøgninger. Fra jobopslaget gå til annoncen og derfra til ansøgningsformularen og send linket til den nye medarbejder og bed vedkommende om at oprette sig selv og uploade de relevante papirer.


Derved får vi den nye medarbejder rigtigt ind i systemet og kan herefter benytte preboarding, onboarding m.m., som beskrevet tidligere i artiklen.

Alternativ kan personen oprettes fra listen over Personer, alle ved klik på +NY og derefter køres preboarding, onboarding m.m.


Nuværende eller tidligere medarbejder

Der kan bruges samme rutiner, som beskrevet i tilsvarende afsnit ovenfor, - blot uden Kopiér filer fra ansøgning.

Bemærkninger

I artiklen er nævnt en del handlinger, som alle måske ikke er bekendt med.

Læs mere i introen til Onboarding-modulet. Modulet er tilgængeligt i alle systemer, men handlingerne kan være deaktiveret.

Handlingen Kopiér filer fra ansøgning indgår i alle nyere opdateringer af Rekrutteringsmodulet, men er måske ikke aktiveret.

Er du i tvivl eller har du brug for bistand, kontakt os på support@innomate.com

2018 Innomate