First slide image

Dette modul anvender medarbejderens filarkiv som omdrejningspunkt og automatiserer en række handlinger, der vedrører dokumenthåndtering: Dokumentgenerering, indhentning af digital signatur, fremsendelse til e-Boks m.m.

Ved dokumentgenerering dannes en pdf-fil, der placeres i en medarbejders filarkiv. I forbindelse med start af denne handling vælges, om dokumentet som et led i processen skal sendes til godkendelse. Ved at kopiere handlingen, kan der oprettes et uendeligt antal dokumentskabeloner. Dokumentgenerering kræver INNOMATE HR Pro.

Fra det genererede dokument eller eventuelt et andet dokument i pdf-format i medarbejderens filarkiv, er det muligt at starte en handling, der sender filen til digital signatur hos medarbejderen, hos virksomheden eller hos begge parter.

Endelig er det muligt fra en fil i medarbejders filarkiv, at sende den til e-Boks. For at kunne sende filer til e-Boks kræver det forudgående aftale med KMD/e-Boks, Se mere i afsnittet nedenfor.

Forberedelse

Dokumentgenerering - kun i INNOMATE HR Pro

Med dokumentgenerering har I adgang til at oprette et ubegrænset antal skabeloner med relevante fletfelter. Inden I tager modulet i brug, er det derfor en god idé forinden at se på

  • Hvilke ansættelseskontrakter I har. - Hvad kan standardiseres?
  • Hvilken eller hvilke filkategorier skal ansættelseskontrakterne placeres i?
  • Skal et kontraktudkast til gennemsyn/godkendelse inden den sendes til digital signatur

Dokumentgenerering anvender medarbejderens Ansættelse som drivende objekt, idet variabler som starttidspunkt, personaletype, arbejdstid m.m. ofte indgår her, og dermed kan bruges som fletfelter.

I modulet indgår følgende muligheder:

  • Generér dokument - fra ansættelse
    • Ud fra skabelonen genereres teksten til dokumentet. Resultatet af genereringen kan efterbehandles og sendes rundt om en godkender, inden selve pdf-filen dannes. Den færdige tekst (grundtekst), som pdf-filen dannes ud fra, gemmes og kan genbruges til generering af ny fil.
  • Generér dokument - fra fil
    • Hvis en grundteksten til en pdf-fil er gemt, kan den genbruges til generering af en ny fil. Også her kan teksten efterbehandles og vendes med en godkender.
  • Send dokument
    • For én eller flere medarbejdere ad gangen, kan der genereres (eller vedhæftes) samme fil, som sendes til medarbejderens filarkiv, digital signatur, opdatere et samtykke (eller anden godkendelse) og efter behandling videresendes til e-Boks.
  • Send til e-Boks
    • Hvis der er indgået en aftale med KMD, kan filer fra medarbejderesn filarkiv videresendes direkte til e-Boks

Send til Digital signatur

En hvilken som helst fil i pdf-format, der er placeret i medarbejderes filarkiv, kan sendes til digital signatur. Til signeringen anvender vi en service, der leveres af Visma Addo, hvor der kan benyttes NemID, privat og NemID, medarbejdersignatur, alternativt MitID. Dem, der skal signere, modtager en email med link til dokumentet og muligheden for at signere.

Overvej hvordan I ønsker at arbejde med digital signatur

  • Skal både virksomhed og medarbejder signere digitalt?
  • Hvem skal signere digitalt på vegne af virksomheden og
    • Anvender vedkommende NemID medarbejdersignatur eller
    • Privat NemID
  • Hvor lang skal signeringsfristen være? Vi anbefaler kort tid, f.eks. 5 dage. Jo længere frist, des større risiko for at glemme.
  • Skal dokumentet sendes videre til e-Boks efter endt signering?

e-Boks

Medarbejderen og øvrige interessenter har adgang til medarbejderens filarkiv og vil der kunne læse resultatet: den underskrevne kontrakt. Men mange virksomheder har en politik om, at sende den type dokumenter til medarbejderens e-Boks. Dermed får medarbejderne også adgang til dokumenterne, efter de er fratrådt.

Brug af e-Boks-faciliteten kræver forudgående aftale med KMD/e-Boks, Læs mere her.

Kom godt i gang

Ud over denne Kom godt i gang har du mulighed for at orientere dig i dokumentationen, og/eller trække på konsulentbistand fra INNOMATE i forbindelse med ibrugtagningen af modulet. Kontakt os på support@innomate.com.

Dokumentgenerering

For hver type ansættelseskontrakt oprettes en kopi af handlingen Generér dokument - fra ansættelse. (f.eks. en for timelønnede og en for funktionærer) og kopier dokumentskabelonen ind og markér og indsæt tekstfelterne.

Angiv også om og i givet fald hvem, der skal godkende kontrakten, inden den sendes til digital signatur.

Hvis I har mange skabeloner i spil, hvar vi mulighed for at levere en særlig udgave af handlingen: Generér dokument, som indeholder alle skabelonerne.

Digital signatur

Opret en eller flere handlinger ud fra Send til digital signatur, som passer til Jeres arbejdsform og sæt handlingen op med de relevante parametre.

e-Boks

Handlingen til fremsendelse af et dokument til e-Boks, aktiveres og de relevante parametre redigeres.

2021 INNOMATE