First slide image

Dette modul anvender medarbejderens filarkiv som omdrejningspunkt og automatiserer en række handlinger, der vedrører dokumenthåndtering: Dokumentgenerering, indhentning af digital signatur, fremsendelse til e-Boks m.m.

Ved dokumentgenerering dannes en pdf-fil, der placeres i en medarbejders filarkiv. I forbindelse med start af denne handling vælges, om dokumentet som et led i processen skal sendes til godkendelse. Ved at kopiere handlingen, kan der oprettes et uendeligt antal dokumentskabeloner. Dokumentgenerering kræver INNOMATE HR Pro.

Fra det genererede dokument eller eventuelt et andet dokument i pdf-format i medarbejderens filarkiv, er det muligt at starte en handling, der sender filen til digital signatur hos medarbejderen, hos virksomheden eller hos begge parter.

Endelig er det muligt fra en fil i medarbejders filarkiv, at sende den til e-Boks. For at kunne sende filer til e-boks kræver det forudgående aftale med KMD/e-Boks, Se mere i afsnittet nedenfor.

Forberedelse

Dokumentgenerering - kun i INNOMATE HR Pro

Med dokumentgenerering har I adgang til at oprette et antal skabeloner med relevante fletfelter. Inden I tager modulet bruge er det derfor en god idé forinden at se på

  • Hvilke ansættelseskontrakter I har. - Hvad kan standardiseres?
  • Hvilken eller hvilke filkategorier, skal ansættelseskontrakterne placeres i?
  • Skal et kontraktudkast til gennemsyn/godkendelse inden den sendes til digital signatur

Dokumentgenerering anvender medarbejderens Ansættelse som drivende objekt, idet variabler som starttidspunkt, personaletype, arbejdstid m.m. ofte fremgår her, og skal indgå som fletfelter.

I modulet indgår følgende muligheder:

  • Generér et dokument - ansættelse
  • Dan et dokument og send til e-Boks

Digital signatur

Overvej hvordan I ønsker at arbejde med digital signatur

  • Skal både virksomhed om medarbejder signere digitalt?
  • Hvem skal signere digitalt på vegne af virksomheden og
    • Anvender vedkommende NemID medarbejdersignatur eller
    • Privat NemID
  • Hvad sig signeringsfristen være? Vi anbefaler kort tid, f.eks. 5 dage. Jo længere frist, des større risiko for at glemme.

I modulet indgår følgende muligheder:

  • Send til digital signatur - hos medarbejder og virksomhed
  • Send til digital signatur - hos medarbejder
  • Send til digital signatur - hos virksomhed
  • Send til digital signatur og e-Boks - hos medarbejder og virksomhed
  • Send til digital signatur og e-Boks - hos medarbejder

Overvej, hvilke processer, der passer bedst i Jeres virksomhed.

e-Boks

Medarbejderen og øvrige interessenter har adgang til medarbejderens filarkiv og vil der kunne læse resultatet: den underskrevne kontrakt. Men mange virksomheder har en politik om at sende den type dokumenter til medarbejderens e-Boks. Dermed får medarbejderne også adgang til dokumenterne, efter de er fratrådt.

Brug af e-Boks-faciliteten kræver forudgående aftale med KMD/e-Boks, Læs mere her.

Kom godt i gang

Ud over denne Kom godt i gang har du mulighed for at orientere dig i dokumentationen Dokumenthåndtering_pro_doku, og/eller trække på konsulentbistand fra INNOMATE i forbindelse med ibrugtagningen af modulet.

Dokumentgenerering

For hver type ansættelseskontrakt oprettes en kopi af handlingen Generér et dokument - ansættelse. (f.eks. en for timelønnede og en for funktionærer) og kopier dokumentskabelonen ind og markér og indsæt tekstfelterne.

Angiv også om og i givet fald hvem, der skal godkende kontrakten inden den sendes til digital signatur.

Digital signatur

Vælg den eller de handlinger vedr. digital signatur, som passer til Jeres arbejdsform og sæt handlingen op med de relevante parametre.

e-Boks

Handlingen til fremsendelse af et dokument til e-Boks, aktiveres og de relevante parametre redigeres.

2018 Innomate