Modulet, der indgår i INNOMATE HR Basic, dækker håndteringen af såvel akut som planlagt fravær, i form af procesunderstøttelse, overblik og rapporter.

Begrebet Akut fravær dækker ikke-planlagt fravær, f.eks. i forbindelse med sygdom, omsorgsdage og ulykke. Planlagt fravær dækker fravær, som planlægges, ansøges og godkendes.

Akut fravær - workflows og handlinger

Jf. Sygedagpengelovgivningen skal der senest 4 uger efter 1. sygedag afholdes fraværssamtale med sygemeldte medarbejdere. Refusion af sygedagpenge kan ske efter 30 dages sygdom.

Virksomheden skal dokumentere:

• Dato for afholdt fraværssamtale.
• At der - på baggrund af medarbejderens tilkendegivelser - er lavet en vurdering af, om fraværet forventes at vare mere end 8 uger.
• At der - på det foreliggende grundlag - er lavet en vurdering af, om der er mulighed for, at medarbejderen delvis kan vende tilbage til arbejdet.

INNOMATE HR’s løsning er designet til at medarbejderen selv registrerer første fraværsdag og igen registrerer ophøret af fravær. Alternativt kan registreringen også fortages af en anden bemyndiget person.

Registrér akut fravær

Som udgangspunkt registrerer medarbejderen selv sit fravær, men registreringen kan også foretages administrativt afhængig af, hvordan rettighederne på handlingerne er sat.

Ved registrering sker følgende:

• Medarbejderen modtager en kvittering for registreret fravær til email og SMS.
• Leder orienteres og det kan vælges om Løn og/eller HR også skal orienteres.
• Ved Ulykke orienteres arbejdsmiljøansvarlige.
• Der kan sættes to perioder, hvorefter der varsles, hvis ikke raskmelding er sket:
  1. Leder og HR om videre tiltag, f.eks. gennemførelse af Fraværssamtale.
  2. Løn orienteres om refusion af sygedagpenge.

Raskmelding

Ved raskmelding opdateres fraværsregistrering med sluttidspunkt.

Raskmelding kan foretages på to måder:

• Medarbejderen selv har adgang til en knap øverst på sin personside Raskmelding, som er anbragt ved siden af Registrér fravær.
• Fra en liste over fravær (i hovedmenuen eller medarbejderens detailmenu) vælges den aktuelle fraværsregistrering. Herfra kan raskmelding foretages af medarbejderen selv eller administrativt.

Ved raskmelding sker følgende:

• Ved raskmelding opdateres fraværsregistrering med sluttidspunkt.
• Status på fraværsregistreringen opdateres. F.eks. Behandles eller Afsluttet, afhængig af processen i organisationen.
• Medarbejderen modtager en kvittering for raskmelding på email og SMS.
• Leder orienteres og det kan vælges om Løn og/eller HR også skal orienteres.
• Ved Ulykke orienteres arbejdsmiljøansvarlig.

Planlagt fravær - workflows og handlinger

Også omkring planlagt fravær er løsningen designet til at medarbejderen selv registrerer sine ønsker og efter behandling får besked herpå.

Ansøg om ferie og fravær

Medarbejderen registrerer sine ønsker til ansøgt fravær/ferie.

• Der angives periode for ferie/fravær (første og sidste fraværsdag).
• Antal arbejdsdage, som fraværet omfatter.
• Der vælges mellem fraværstyper af kategorien Planlagt fravær, f.eks. Ferie, Afspadsering, Fravær uden løn.
• Evt. begrundelse.

Når handlingen udføres

• Der oprettes en fraværsregistrering med status=Ansøgt.
• Medarbejderen modtager en kvittering for ansøgningen i en email og/eller SMS.
• Leder, Løn og HR modtager email med ansøgningen indeholdende link til fraværsregistreringen for videre behandling.

Behandl ansøgt fravær

Fra den enkelte ansøgning - eller fra en liste over ansøgninger startes handlingen Behandl ansøgt fravær.

Der vælges:

• Resultat af behandlingen:
  • Godkendt – som ansøgt.
  • Godkendt – med ændringer.
  • Afvist.
• Hvis ansøgningen godkendes med ændringer udfyldes også ny første og sidste fraværsdato.
• Evt. bemærkninger.

Ved kørsel af handlingen

• Sendes email / SMS sendes til medarbejderen med resultatet.
• Sendes emails til leder og afhængig af opsætning, også til Løn og HR.
• Ved afvisning arkiveres fraværsregistreringen, alt efter indstillingerne.

Tildel ferie og fravær

Handlingen, der startes fra en person eller liste over personer, kan benyttes af f.eks. leder til at registrere f.eks. mundtligt aftalt ferie eller anden planlagt fravær.

Ved kørsel af handlingen

• Sendes email / SMS sendes til medarbejderen med resultatet.
• Sendes emails til leder og afhængig af opsætning, også til Løn og HR.

Navigation

I hovedmenuen er der adgang til gruppen Fraværsstyring, som indeholder relevante lister til overblik og evt. eksport samt til redigering af fravær og fraværstyper.

I medarbejderens detailmenu er der adgang til menupunktet Fravær, med oversigt over medarbejderens fravær.

Datatyper

Modulet anvender to datatyper: Fravær og Fraværstyper.

Fraværstyper

Fraværstyper anvendes til at inddele fravær i - for virksomheden - relevante former for fravær, der hver for sig kan kræve forskellig registrering og behandling.

Til hver fraværstype angives kategori, hvor der kan vælges mellem Akut og Ansøgt fravær. I modulet har vi inkluderet en liste over fraværstyper:

• Akut fravær:
  • §56
  • Barns første sygedag
  • Barns omsorgsdage
  • Egen sygdom (låst, - kan ikke rediges)
  • Ulykke
• Planlagt fravær
  • Afspadsering
  • Ferie (låst, - kan ikke rediges)
  • Fravær uden løn

Fravær

Datatypen Fravær anvendes til at registrere og administrere alle typer af fravær.

Alt efter, hvilken handling der anvendes, registreres ved oprettelse den fraværende person, type, første, sidste og forventet sidste fraværsdag, samt antalt fraværsdage (ved planlagt fravær svarer det til, hvor mange arbejdsdage, der medgår til fraværet).

Supplerende oplysninger registreres i Notefeltet.

Kom godt i gang

Modulet er gratis for vores kunder på INNOMATE HR.

Indledningsvis oprettes og redigeres de fraværstyper, der er er relevant for virksomhedens behandling af fravær. Der kan udgangspunkt i de typer modulet er udstyret med. Se ovenfor.

Herefter redigeres handlinger ud fra en kopi af de handlinger, der er installeret. Se afsnittet ovenfor om workflows og handlinger.

Vi tilbyder hjælp til opsætning, instruktion og ibrugtagning via online-møder. Vi forventer et omfang på 1-2 timer

Er den form for bistand ikke inkluderet i dit abonnement, kan den tages af et klippekort eller faktureres. Se prisliste.

Kontakt os på support@innomate.com.

Læs mere

Dokumentation for de workflows, der styrer processerne i modulet, finder du her.