Guide: Hvordan vedligeholder jeg organisationen?

Denne guide er henvendt til systemadministrator og eventuelt administrativt personale, der har opgaver i forbindelse med vedligehold af organisationen i INNOMATE HR.

Guiden fokuserer på manuel håndtering af vedligehold, hvilket alle af og til kan få brug for, - også selvom man har workflows, der normalt automatiserer noget af nedenstående.

Vejledningen indeholder afsnittene:

• Hvordan opretter jeg en medarbejder?
• Hvordan skifter jeg leder på en enhed?
• Hvordan flytter jeg en medarbejder til en anden enhed?
• Hvad gør jeg med en medarbejder, der fratræder?

I nedenstående er der kun taget højde for registreringerne i systemet. Afgør selv i hvilke tilfælde, der f.eks. skal kommunikeres yderligere internt. (Eventuel manuel udsendelse af orienterede mails eller lignende vil ikke afspejles i e-mailhistorikken).

Hvordan opretter jeg en medarbejder?

En medarbejder er en person, der har en aktuel ansættelse. For at oprette en medarbejder skal der altså oprettes både en person og en ansættelse.

Der er forskellige måder at oprette en ny medarbejder:

1. Personen oprettes automatisk – enten via integration med et andet system eller via INNOMATEs rekrutteringsmodul og de processer, der er knyttet hertil.
2. Hver arbejdsplads kan desuden have sine egne skræddersyede processer i form af handlinger/workflows, der håndterer oprettelse af medarbejdere eventuelt inkl. oprettelse af brugere.
3. Ved manuel oprettelse tilføjer du personen til listen Personer, alle. Opdatér alle kendte data på personen, og opret en ansættelse (f.eks. under punktet Ansættelser i hovedmenuen):

Ansættelsen kan også oprettes ved hjælp af handlingen Preboarding. Når person og ansættelse er på plads, kan du oprette en brugeradgang – enten manuelt eller ved hjælp af handlinger som Onboarding eller Ny medarbejder.

Hvordan skifter jeg leder på en enhed?

Når du ønsker at skifte leder på en enhed manuelt skal du først gå til menupunktet Enheder og derfra åbne den pågældende enhed:

Sæt derefter slutdato på den nuværende/tidligere lederrelation (findes på enheden under Personer > Ledere) og opret en ny lederrelation med startdato. (Slutdato = første dag personen ikke længere er leder for enheden). På den måde bevares historikken – både omkring skiftende ledere på enheden og for den enkelte medarbejders skiftende lederfunktioner.

Hvordan flytter jeg en medarbejder til en anden enhed?

Når du ønsker at flytte medarbejderen til en anden enhed manuelt kan du gå til medarbejderens oversigt over ansættelser (findes på medarbejderen under Organisation > Ansættelser):

Sæt slutdato på den nuværende/tidligere ansættelse og opret en ansættelse i den nye enhed/afdeling - husk at indsætte en startdato. (Slutdato = første dag medarbejderen ikke længere er ansat i enheden).

På denne måde bevares historikken omkring medarbejderens skiftende ansættelser.

Hvad gør jeg med en medarbejder, der fratræder?

Når du kender datoen for en medarbejders fratrædelse, kan du sætte slutdato på ansættelsen (første dag medarbejderen ikke længere er der) og kan umiddelbart herefter starte handlingen Offboarding (startes fra handlingsmenuen på medarbejderens ansættelse. OBS: Handlingen bliver først synlig, når der er en slutdato på ansættelsen):

Workflowet fjerner brugeradgangen på fratrædelsesdatoen. Efter yderligere et antal dage (f.eks. 30 dage) arkiveres personen automatisk. Ved manuel håndtering skal du sikre dig, at de ting kommer til at ske, da det IKKE sker automatisk, hvis du ikke har kørt handlingen Offboarding.

Relaterede artikler

Organisationsændringer

Ny status på Personer og Enheder

Vigtige links