Med Persondataforordningen (GDPR) er det afgørende at få slettet persondata fra databaser, så snart de ikke længere er nødvendige for virksomheden.
INNOMATE tilbyder at implementere automatisk sletning af persondata i INNOMATE HR efter regler specificeret af den dataansvarlige.
Når en medarbejder er fratrådt, skal det vurderes hvilke data, der ikke længere er nødvendig for virksomhedens drift eller krævet i henhold til forskellig lovgivning. For eksempel betyder Bogføringslovens bestemmelser om opbevaringspligt i 5 år, at dokumentation for løn- og ansættelsesvilkår skal opbevares sammen med de basale personoplysninger i mindst 5 år fra udgangen af det regnskabsår, hvor medarbejderen er fratrådt.
Vi tilbyder her at implementere en løsning, hvor der ud fra personens fratrædelsesdato sker en automatisk sletning 6 år efter fratrædelsesdatoen, Hermed er man på den sikre side i forhold til opbevaringspligten.
Det er muligt at tilføje en markering, hvis der er særlige grunde til en person ikke skal slettes efter standardreglerne. De pågældende vil herefter blive undtaget for sletning.
Se dokumentationen.
Man kan overveje, om der er typer af persondata, hvor der ikke er lovgivningsmæssig krav til opbevaring og som derfor bør slettes hurtigere efter medarbejderens fratrædelse. Det kan f.eks. dreje sig om filer og data om medarbejderudviklingssamtaler, nærmeste pårørende, kompetencer etc.
Da disse data kan ligge i forskellige formater fra kunde til kunde, tilbyder vi at skræddersy en løsning der automatisere en løbende sletning..
For job-ansøgere er der i Rekruttering implementeret en automatisk sletning et halvt år efter ansøgningstidspunktet.
Denne regel kan justeres efter behov.
Der kan befinde sig data i INNOMATE HR om tidligere ansatte, hvor der mangler data om fratrædelsestidspunkt. Hvor der ikke eksisterer data i systemet om fratrædelsesdato, skal dette sættes manuelt. Men der kan også ligge data om personer, der aldrig har være ansat, f.eks. gennem en import.
Vi tilbyder at lave en kørsel, der undersøger evt. tidligere ansættelser og sætter en fratrædelsesdato på personen ud fra de oplysninger, der findes..
Vi har udviklet nogle standardløsninger til automatisk sletning af persondata. Her vil alene blive faktureret for forbrugt tid i forbindelse med implementering (sandsynligvis 3-4t)
Øvrig bistand til analyse og programmering af kundespecifikke løsninger, faktureres efter tidsforbrug.
Med en stærk kombination af kompetencer indenfor HR og softwareudvikling leverer vi
HR-løsninger, der hjælper virksomheder
med at optimere og professionalisere deres
HR-processer på helt nye måder.
INNOMATE er den del af selskabet 24SevenOffice
