I Kursusadministration har kursusadministratoren fuldt overblik over status på kurser, bl.a. via et Dashboard.
Siden Aktuelle kurser giver tillige et overblik over udgivne kurser og kurser under planlægning, hvad angår tilmeldinger, frister etc.
Ved at klikke på Vis på det et enkelte kursus, kan tilmeldingerne administreres.
Når en medarbejder tilmelder sig, registreres dette som en tilmelding (på kurset) med et tilknyttet udviklingsforløb på medarbejderen. Herudover anvender vi Tilmeldingsstatus til at beskrive, hvilken status tilmeldingen aktuelt har.
Vi opererer med samlet set med følgende begreber:
| Tilmelding | Tilmelding
forestås både som 1. processen, hvor en medarbejder registreres på et kursus og 2. datatypen, som kobler personen og kurset sammen med en tilmeldingsstatus. | |
| Tilmeldt | Man betegnes som Tilmeldt,
når en tilmelding har fundet sted. At man er tilmeldt siger intet om
tilmeldingens status, som f.eks. kan være Ansøgt, Deltager, Afvist, etc. | |
| Ansøgt | Det er den status, der angiver at medarbejderne har tilmeldt
et kurset, der gennem valg af i Tilmeldingsflowet
er sat op til at tilmeldinger først skal godkendes af lederen. Godkender
lederen, kan tilmeldingen få status På
venteliste eller Deltager (igen
afhængig af Tilmeldingsflowet). Afviser lederen sættes status til Afvist. | |
| På venteliste | Denne status betegner situationen, hvor kursusadministrator
ikke (endnu) har taget stilling til optagelse eller, at der ikke er flere ledige
pladser. En gode rutine er at give den tilmeldte besked, så snart man er sikker
på, at der ikke kan blive en ledig plads. Her anbefaler vi, at status efterfølgende
sættes til Afvist. | |
| Deltager | Ved optagelse på kurset, angives status til Deltager. | |
| Afvist | Kan skyldes enten at lederen har afvist medarbejderens
ansøgning, eller at kursusadministrator ikke har kunnet finde plads på kurset. | |
| Afmeldt | Medarbejderne (eller en anden på vegne af medarbejderen) har
afmeldt sig kurset. | |
| Ikke-gennemført | Hvis man har deltaget på kurset, men ikke gennemført eller
på anden vis ikke har opfyldt betingelserne for at kurset kan betegnes som
gennemført, gives status Ikke-gennemført. | |
| Gennemført | Ved kursets afslutning ændres status fra Deltager til Gennemført. |
Enten fra den enkelte tilmelding eller fra listen over tilmeldinger kan kursusadministratoren iværksætte handlinger, der:
Her vist fra en tilmelding:
Behandl tilmelding er et workflow, som bruges af en række af handlinger, blot med forskellig opsætning. Det drejer sig om handlingerne Godkend deltagelse, Afvis deltagelse, Send påmindelse, Send besked og Ikke gennemført. Fælles for disse er, at ny tilmeldingsstatus sættes, og at der sendes en bekræftelse herpå til tilmeldte i form af email og evt. SMS. Det er også muligt at vælge, at medarbejderens leder skal have en email.
Registrér gennemførelse er et workflow, der anvendes af handlingen Gennemført. Ud over de samme funktioner som i Behandl tilmelding, kan der her vælges også at autogenerere et kursusbevis, som knyttes til udviklingsforløbet og som også vil være tilgængelig i medarbejderens filarkiv.
Flyt tilmelding er et workflow med til tilhørende handling, der anvendes af kursusadministrator til at flytte en eller flere tilmeldinger til et nyt kursus. Ved flytning af en tilmelding, slettes den gamle tilmelding og en ny oprettes på det valgte kursus. Hvis det nye kursus tilmeldingsflow kræver, at lederen tager stilling til en ansøgning, sendes denne samtidig. Tilmeldte modtager email og evt. SMS.
Hvis det er angivet i kursets tilmeldingsflow, at medarbejderens leder skal godkende tilmeldingen, sættes tilmeldingsstatus til Ansøgt, og der sendes en email til lederen om at tage stilling til ansøgningen. Emailen indeholder et link til Behandl ansøgning samt et link til en siden Kursusansøgninger, der viser tilmeldinger, der afventer lederens stillingtagen. Fra listen er det muligt at behandle flere ansøgninger på en gang.
Artiklen indgår i en serie, der samlet dækker modulet Kursusadministration:
Med en stærk kombination af kompetencer indenfor HR og softwareudvikling leverer vi
HR-løsninger, der hjælper virksomheder
med at optimere og professionalisere deres
HR-processer på helt nye måder.
INNOMATE er den del af selskabet 24SevenOffice
