First slide image

I INNOMATE HR Pro ligger en handling klar til - fra en ansættelse - at generere alle mulige former for ansættelsesdokumenter: Kontrakt, tillæg, opsigelse etc.

Opsætning

Vi har valgt at handlingen startes fra en 'ansættelse', da denne datatype bærer alle de grundlæggende data, der skal bruges i selve ansættelsesdokumentet.

Da handlingen startes fra en 'ansættelse' sættes handlingen også op herfra. Vælg Flere muligheder og Redígér handlinger.

Her ligger den låste og deaktiverede handling sandsynligvis nederst under handlingsID-et DocGenEmp2.

Vælg den og under Flere muligheder vælg Kopiér. Husk efterfølgende også at Aktiverer handlingen.

Læs dokumentationen igennem og hvis du er frisk på det, gå herefter i gang med at redigere parametrene. Følgende parametre skal du være opmærksom på:

  • Vælg periode for påmindelse. Vælges en sådan, sendes påmindelse til forfatter og godkender ved periodens udløb fra tidspunktet for formularen dannelse.
  • Vælg periode for sletning af formularer. Formularer, der har været brugt i redigeringen af ansættelsesdokumentet, anbefaler vi - af GDRP-mæssige grunde - at slette efter en kort periode, f.eks. 14 dage

Du har naturligvis mulighed for at trække på vores bistand til opsætningen af handlingen.. Det tager typisk ½-1 timer med et fælles Teams-møde. Kontakt os på support@innomate.com.

Redigering af skabelon

Til grund for generering af et ansættelsesdokument ligger en skabelon. Skabelonen redigeres i et html-format med mulighed for hente teksten ind fra f.eks. et worddokument, opsætte tabeller, punkter, grafik m.m.

Læs mere herom: Redigér en HTML-skabelon

Alle relevante data fra systemet kan anvendes som fletfelter, herunder også data om lønoplysninger. Læs mere herom: Lønstyring

Redigering af dokument

Når du starter handlingen fra en ansættelse, generes dokumentteksten ud fra skabelonen. Som forfatter modtager du umiddelbart derefter en email med link til en formular, hvor resultatet præsenteres og kan redigeres, sammen med andre oplysninger.

Undervejs i redigeringen kan du gemme, - og måske lade en kollega kigge den igennem. Når du er færdig med redigeringen, klikker Gem og send, hvorefter det endelige dokument genereres og gemmes som pdf-fil i medarbejderens filarkiv. Du modtager en email herom med link til dokumentet. Herfra kan det så sendes videre til digital signatur og til e-Boks.

Godkendelse

I handlingen er indbygget muligheden for sende den færdigredigerede dokumenttekst til godkendelse hos medarbejderens leder eller en anden valgt godkender (direktør, HR-chef, jurist). Det vælger du, når du starter handlingen.

Godkenderen vil modtager et link til en formular, med mulighed for at læse dokumentteksten og angive kommentarer med f.eks. ønsker om rettelser.

Ud over at kunne gemme undervejs, har lederen 2 muligheder: Gem og acceptér eller Afvis. Hvis ikke der er ønsker til rettelse vælges Gem og acceptér, hvorefter det endelige dokument genereres og gemmes som pdf-fil i medarbejderens filarkiv. Både forfatter og godkender modtager email med link til dokumentet.

Har godkenderen ønsker om rettelser, skrives de i kommentarfeltet, hvorefter der vælges Afvis. Forfatteren modtager en email herom og får herefter mulighed for at efterredigere dokumentteksten ud fra de rettelsesønsker der ligger. Hele processen gentages idet godkender igen modtager den nye tekst til godkendelse. I princippet kan den sløjfe gentages flere gange.

Overblik

Ved start af handlingen, oprettes en proces, der løbende opdateres, i takt med fremdriften i redigering af dokumentet.

Der anvendes følgende statusser:

Betegnelse

Beskrivelse

Processtatustype

Forfatter redigerer

Ud fra den tekst, der er genereret fra skabelonen, er forfatteren i gang med at efterredigere.

Handling påkrævet

Godkender behandler

Resultatet af den generede tekst og forfatterens efterredigering, afventer godkenders respons.

Handling påkrævet

Dokument genereret

Dokumentgenereringen er gennemført og en pdf-fil er anbragt i medarbejderens filarkiv.

Afsluttet

Afbrudt

Den påbegyndte dokumentgenerering er afbrudt af forfatteren, uden en færdig pdf-fil er dannet.

Afsluttet

I forfatterens Dashboard vises status over processer:

Kom-godt-i-gang

Når en handling først er sat op, kan du kopiere den så mange gange du har behov for, til forskellige skabeloner til ansættelsesdokumenter.

Det er også muligt at designe workflows, hvor der fra samme handling kan vælges mellem flere skabeloner, eller valget sker automatisk ud fra ansættelsens personaletype.

Har du særlige behov, eller vil du blot i gang med at bruge handlingen Generér dokument – ansættelse, v2.1, kontakt os endelig på support@innomate.com.

2021 INNOMATE