First slide image

Ressourcestyring, Pro indgår i INNOMATE HR Pro og Enterprise og understøtter ved hjælp af en række workflows og handlinger alle former for udlån, materielle som imaterielle.

Denne artikel gennemgår indholdet og giver anbefalinger til, hvorledes modulet ibrugtages.

Idéen og systematikken

Vi anbefaler, at du først læser: Intro: Få styr på udlån med ressource-modulet.

Implementering

Der er 3 handlinger tilgængelige, som på hver sin måde kan understøtte den indledende registrering af allerede udlånte ressourcer. Forinden skal strukturen dog være på plads i forhold til Ressourcekategorier og Ressourcetyper.

Ressourceregistrering – fra ressourcetype

Handlingen startes fra en ressourcetype af administrator eller ressourceansvarlig og opretter en ressource med status ’Udlånt’ og en ressourcetildeling – begge med de mest nødvendige data. Efterfølgende kan ressourcen opdateres med anden kendt information, f.eks. værdi, kvitteringer, garantibevis etc.

Ressourceregistrering – fra modtager

Handlingen startes fra en person af administrator, en ressourceansvarlig eller af modtageren selv. Ved kørslen opretter handlingen ressourcen med status ’Udlånt’ samt ressourcetildelingen. Begge med de mest nødvendige data.
PÅ den måde er det muligt at give medarbejderne adgang til - i en opstartsfase - selv at registrere det udstyr, de har lånt. Handlingen skal blot sættes op med rettigheder til at brugergruppen medarbejdere kan udføre.

Ressourceregistrering - fra ressource

Denne handling bygger på samme workflow som ’Ressourceudlevering’, der beskrives længere nede og kan startes fra en ressource eller en liste over ressourcer. I denne handling sendes blot ikke kvittering til medarbejderen. Handlingen anvendes til at registrere udlån af allerede oprettede ressourcer, herunder ressourcer med status ’Ubegrænset’.

Dataimport

Har I data om udleverede effekter liggende i f.eks. Excel og er disse data nogenlunde konsistente, kan de sandsynligvis betale sig at importere disse ved hjælp af importmodulet.

Er du i tvivl og har du brug for bistand, så kontakt support@innomate.com.

Drift

Ressourcebestilling

Handlingen startes fra personen af f.eks. administrator eller leder, og der kan vælges:

  • Én eller flere ressourcetyper, ønsket dato for udlevering samt evt. returneringsdato.
  • For hver af ressourcetyperne sendes en email til de ressourceansvarlige, direkte og/eller til den ansvarlige enheds email-adresse.

Der sker ingen registrering af ønskerne, - der er således alene op til de ressourceansvarlige at foretage tildelingerne.

Emailen-skabelonen, der sendes til de ressourceansvarlige, redigeres fra handlingen.

Ressourcetildeling

Den ressourceansvarlige starter handlingen fra en ressource eller liste over ressourcer.

Der vælges modtager, dato for udlevering og evt. returnering, hvorefter handlingen opretter en ressourcetildeling, sender mail til modtageren om afhentning og opdaterer ressourcens status til 3. Reserveret. Hvis ressourcens status er 9. Ubegrænset ændres status dog ikke.

Der vælges om der skal sendes e-mail og/eller SMS. Skabeloner til email og SMS redigeres fra handlingen.

Ressourceudlevering

Den ressourceansvarlige starter handlingen fra en ressourcetildeling eller fra en liste med ressourcetildelinger.

Der vælges udleveringstidspunkt og evt. returnering, hvorefter handlingen opdaterer ressourcetildelingen, sender email til modtageren med kvittering for udlevering og opdaterer ressourcens status til 4. Udlånt.

Hvis ressourcens status er 9. Ubegrænset, opdateres status ikke.

Der vælges om der skal sendes e-mail og/eller SMS. Skabeloner til email og SMS redigeres fra handlingen.

Ressourcetildeling og –udlevering

Som alternativ til opdelingen mellem Ressourcetildeling og Ressourceudlevering kan de to handlinger slås sammen til Ressourcetildeling og –udlevering, som er en handling, der bygger på samme workflow som Ressourcetildeling. Her registres udlånet samtidig med, at ressourcen udleveres.

Den ressourceansvarlige starter denne handling fra en ressource eller liste over ressourcer.

Der vælges modtager, dato for udlevering og evt. returnering, hvorefter handlingen opretter en ressourcetildeling, sender mail til modtageren med kvittering for udlevering og opdaterer ressourcens status til 4. Udlånt. Hvis ressourcens status er 9. Ubegrænset ændres status dog ikke.

Der vælges om der skal sendes e-mail og/eller SMS. Skabeloner til email og SMS redigeres fra handlingen.

Ressourcehjemkaldelse

Administrator eller ressourceansvarlige starter denne handling fra liste over eller detailvisning for ressourcetildelinger.

Der vælges frist for returnering, hvorefter handlingen opdaterer ressourcetildelingen, sender mail til modtageren med anmodning om returnering og opdaterer ressourcens status til 5. Hjemkaldt.

Der vælges om der skal sendes e-mail og/eller SMS. Skabeloner til email og SMS redigeres fra handlingen.

Ressourcehjemkaldelse, auto

Det periodiske workflow varsler automatisk hjemkaldelsen i en mail og/eller SMS til modtageren 13-20 dage før frist, hvis status er 4. Udlånt og der en frist angivet i feltet ’Skal returneres’. Herefter sættes status til 5. Hjemkaldt.

Email:

Emne:

Hjemkaldelse af [[ Aktuel → Navn/ID ]]

Indhold:

Kære [[ Modtager → Fornavn ]]

Hermed erindres om at [[ Aktuel → Navn/ID ]], [[ Aktuel → Beskrivelse ]] skal afleveres senest [[ Aktuel → Skal returneres ]].

Med venlig hilsen

Firmanavn og logo

SMS

Hej [[ Modtager → Fornavn ]]

Hermed erindres om at [[ Ressource → Navn/ID ]], [[ Ressource → Beskrivelse ]] skal returneres senest [[ Aktuel → Skal returneres ]].

Hilsen Firmanavn

Bemærk: Periodiske workflows kan kun redigeres af INNOMATE. Kontakt support@innomate.com

Ressourcereturnering

Den ressourceansvarlige starter denne handling. Der vælges tidspunkt for returnering, hvorefter handlingen opdaterer ressourcetildelingen, sender kvittering til modtageren for returneringen og opdaterer ressourcens status til 6. Returneret.

Ressourcer med status 9 - ubegrænset, ændrer ikke status.

Der vælges om der skal sendes e-mail og/eller SMS. Skabeloner til email og SMS redigeres fra handlingen.

Ressourcebehandling - efter returnering

Hermed færdigbehandles returneringen af en udlånt ressource. Der vælges mellem '2. På lager' eller '7. Ukurant', hvis ressourcen er ubrugelig og ikke kan genanvendes.

Hvis der vælges '2. På lager', angives lagerplacering.

Ressourcen opdateres med den nye status. Hvis '2. På lager' opdateres lagerplaceringen. Hvis '7. Ukurant' nedskrives ressourcens værdi til kr. 0.

Ressourcetildelingen arkiveres.

Ressourcereturnering og –behandling

De to handlinger ’Ressourcereturnering’ og ’Ressourcebehandling - efter returnering’ kan slås sammen til handlingen Ressourcereturnering og –behandling, som bygger på det samme workflow som Ressourcereturnering.

Artikler om Ressourcestyring

2018 Innomate