Ressourcestyring, Pro indgår i INNOMATE HR Pro og Enterprise og understøtter ved hjælp af en række workflows og handlinger alle former for udlån, materielle som imaterielle.
Denne artikel gennemgår indholdet og giver anbefalinger til, hvorledes modulet ibrugtages.
Vi anbefaler, at du først læser: Intro: Få styr på udlån med ressource-modulet.
Der er 3 handlinger tilgængelige, som på hver sin måde kan understøtte den indledende registrering af allerede udlånte ressourcer. Forinden skal strukturen dog være på plads i forhold til Ressourcekategorier og Ressourcetyper.
Handlingen startes fra en ressourcetype af administrator eller ressourceansvarlig og opretter en ressource med status ’Udlånt’ og en ressourcetildeling – begge med de mest nødvendige data. Efterfølgende kan ressourcen opdateres med anden kendt information, f.eks. værdi, kvitteringer, garantibevis etc.
Handlingen startes fra en person af administrator, en ressourceansvarlig eller af modtageren selv. Ved kørslen opretter
handlingen ressourcen med status ’Udlånt’ samt ressourcetildelingen. Begge med
de mest nødvendige data.
PÅ den måde er det muligt at give medarbejderne adgang til - i en opstartsfase
- selv at registrere det udstyr, de har lånt. Handlingen skal blot sættes op
med rettigheder til at brugergruppen medarbejdere kan udføre.
Denne handling bygger på samme workflow som ’Ressourceudlevering’, der beskrives længere nede og kan startes fra en ressource eller en liste over ressourcer. I denne handling sendes blot ikke kvittering til medarbejderen. Handlingen anvendes til at registrere udlån af allerede oprettede ressourcer, herunder ressourcer med status ’Ubegrænset’.
Har I data om udleverede effekter liggende i f.eks. Excel og er disse data nogenlunde konsistente, kan de sandsynligvis betale sig at importere disse ved hjælp af importmodulet.
Er du i tvivl og har du brug for bistand, så kontakt support@innomate.com.
Handlingen startes fra personen af f.eks. administrator eller leder, og der kan vælges:
Der sker ingen registrering af ønskerne, - der er således alene op til de ressourceansvarlige at foretage tildelingerne.
Emailen-skabelonen, der sendes til de ressourceansvarlige, redigeres fra handlingen.
Den ressourceansvarlige starter handlingen fra en ressource eller liste over ressourcer.
Der vælges modtager, dato for udlevering og evt. returnering, hvorefter handlingen opretter en ressourcetildeling, sender mail til modtageren om afhentning og opdaterer ressourcens status til 3. Reserveret. Hvis ressourcens status er 9. Ubegrænset ændres status dog ikke.
Der vælges om der skal sendes e-mail og/eller SMS. Skabeloner til email og SMS redigeres fra handlingen.
Den ressourceansvarlige starter handlingen fra en ressourcetildeling eller fra en liste med ressourcetildelinger.
Der vælges udleveringstidspunkt og evt. returnering, hvorefter handlingen opdaterer ressourcetildelingen, sender email til modtageren med kvittering for udlevering og opdaterer ressourcens status til 4. Udlånt.
Hvis ressourcens status er 9. Ubegrænset, opdateres status ikke.
Der vælges om der skal sendes e-mail og/eller SMS. Skabeloner til email og SMS redigeres fra handlingen.
Som alternativ til opdelingen mellem Ressourcetildeling og Ressourceudlevering kan de to handlinger slås sammen til Ressourcetildeling og –udlevering, som er en handling, der bygger på samme workflow som Ressourcetildeling. Her registres udlånet samtidig med, at ressourcen udleveres.
Den ressourceansvarlige starter denne handling fra en ressource eller liste over ressourcer.
Der vælges modtager, dato for udlevering og evt. returnering, hvorefter handlingen opretter en ressourcetildeling, sender mail til modtageren med kvittering for udlevering og opdaterer ressourcens status til 4. Udlånt. Hvis ressoucens status er 9. Ubegrænset ændres status dog ikke.
Der vælges om der skal sendes e-mail og/eller SMS. Skabeloner til email og SMS redigeres fra handlingen.
Administrator eller ressourceansvarlige starter denne handling fra liste over eller detailvisning for ressourcetildelinger.
Der vælges frist for returnering, hvorefter handlingen opdaterer ressourcetildelingen, sender mail til modtageren med anmodning om returnering og opdaterer ressourcens status til 5. Hjemkaldt.
Der vælges om der skal sendes e-mail og/eller SMS. Skabeloner til email og SMS redigeres fra handlingen.
Det periodiske workflow varsler automatisk hjemkaldelsen i en mail og/eller SMS til modtageren 13-20 dage før frist, hvis status er 4. Udlånt og der en frist angivet i feltet ’Skal returneres’. Herefter sættes status til 5. Hjemkaldt.
Email:
|
Emne: Hjemkaldelse af [[ Aktuel → Navn/ID ]] |
|
Indhold: Kære [[ Modtager → Fornavn ]] Hermed erindres om at [[ Aktuel → Navn/ID ]], [[ Aktuel → Beskrivelse ]] skal afleveres senest [[ Aktuel → Skal returneres ]]. Med venlig hilsen Firmanavn og logo |
SMS
|
Hej [[ Modtager → Fornavn ]] Hermed erindres om at [[ Ressource → Navn/ID ]], [[ Ressource → Beskrivelse ]] skal returneres senest [[ Aktuel → Skal returneres ]]. Hilsen Firmanavn |
Bemærk: Periodiske workflows kan kun redigeres af INNOMATE. Kontakt support@innomate.com
Den ressourceansvarlige starter denne handling. Der vælges tidspunkt for returnering, hvorefter handlingen opdaterer ressourcetildelingen, sender kvittering til modtageren for returneringen og opdaterer ressourcens status til 6. Returneret.
Ressourcer med status 9 - ubegrænset, ændrer ikke status.
Der vælges om der skal sendes e-mail og/eller SMS. Skabeloner til email og SMS redigeres fra handlingen.
Hermed færdigbehandles returneringen af en udlånt ressource. Der vælges mellem '2. På lager' eller '7. Ukurant', hvis ressourcen er ubrugelig og ikke kan genanvendes.
Hvis der vælges '2. På lager', angives lagerplacering.
Ressourcen opdateres med den nye status. Hvis '2. På lager' opdateres lagerplaceringen. Hvis '7. Ukurant' nedskrives ressourcens værdi til kr. 0.
Ressourcetildelingen arkiveres.
De to handlinger ’Ressourcereturnering’ og ’Ressourcebehandling - efter returnering’ kan slås sammen til handlingen Ressourcereturnering og –behandling, som bygger på det samme workflow som Ressourcereturnering.
Med en stærk kombination af kompetencer indenfor HR og softwareudvikling leverer vi
HR-løsninger, der hjælper virksomheder
med at optimere og professionalisere deres
HR-processer på helt nye måder.
INNOMATE er den del af selskabet 24SevenOffice
