First slide image

I denne guide fortæller vi om mulighederne i handlingen Send dokument 2.0. Handlingen er før jul blevet brugt af Skive College til at indhente samtykke fra medarbejderne omkring brug af negativ feriesaldo.

I sin grundform vedhæftet handlingen et dokument til en eller flere medarbejderes filarkiv. Dokumentet kan enten uploades eller genereres ud fra en skabelon. Herudover kan der tilvælges 3 andre elementer i handlingen, alt efter behov. Handlingen starter fra en person eller en liste over personer.

Illustration af handlingens muligheder.

Case: Skive College - samtykke om negativ feriesaldo

Handlingen Send dokument anvendes i dag af Skive College til at understøtte den nye ferielov.

I kraft af den nye ferielov har medarbejdere at 'låne' feriedage, dvs. afholde ferie, som ikke er optjent endnu. For at kunne det, er det afgørende for arbejdsgiveren - i dette tilfælde Skive College - at medarbejderens giver accept af, at der må trækkes i lønnen for afholdt ferie, hvis medarbejderen stopper inden den negative feriesaldo er indtjent.

Hos Skive College håndteres dette ved at generer et dokument som medarbejderne skal signere digitalt.



Medarbejderne modtager en email med link til dokumentet og ved hjælp af digital signering af dokumentet, accepterer medarbejderne, at feriesaldoen kan gå i minus og at der må trækkes i lønnen, ved evt. fratræden.

Den digitale signering er knyttet til et samtykke, som registrerer status efter udfaldet af signering. Hermed får relevante aktører (f.eks. lønafdelingen) et hurtigt et fuldt overblik over hvem i organisationen, der har underskrevet dokumentet og hvem der har afvist.

Udover at resultatet gemmes i medarbejderens Filarkiv, har Skive College valgt at det signerede dokument også sendes til medarbejderens e-Boks.

Opsætning af handlingen

Handlingen ”Send dokument 2.0” køres fra en person eller en liste over personer, f.eks. listen Medarbejdere. Fra en sådan side vælges fra menuen Flere muligheder at redigere handlingen.

De forskellige muligheder kan til- og fravælges fra handlingens parametre. Nedenfor er alle handlingens parametre beskrevet.

Guiden forudsætter, at du er fortrolig med Rediger handlinger.

I kraft af de mange kombinationsmuligheder anbefales det, at de parametre der kan forhåndsdefineres, samt de der ikke anvendes I den aktuelle handling skjules, da dette vil give den bedste brugeroplevelse.

Får I behov for flere kombinationer kan handlingen kopieres og opsættes forskelligt.

1. Vedhæft fil / Generer dokument

Først vælges om handlingen skal anvendes til at sende et dokument fra den udførende brugers computer eller fra et dokumentskabelon.

  • Vælg evt. dokument til udsendelse
    Hvis handlingen anvendes til at sende dokument fra en udførende brugers computer, skal visningen af denne parameter indstilles til ”Normal”. Herefter vil brugeren få mulighed for at vælge en PDF-fil når handlingen startes.

  • Dokumentskabelon: Dokument til udsendelse
    Skal dokumentet genereres udfyldes skabelonen. Kræver modulet Dokumenthåndtering, pro.
  • Dato for ekspedition
    Giver mulighed for at forsinke afsendelsen af dokumentet
  • Beskrivelse, lang
    Anvendes til fletfelt som beskrivelse af dokumentet i e-mails
  • Beskrivelse, kort
    Anvendes til beskrivelse af dokumentet i e-Boks
  • Angiv firmanavn

  • Angiv filnavn

2. Digital signatur

Ønskes dokumentet digitalt signeret af medarbejderen, er der en række parametre der skal opsættes, hvis ikke deaktiveres alle og skjules.

  • Ønskes digital signering (j/n)
    Her vælges om dokumentet skal sendes til digitalsignering
  • Vælg krav til login for medarbejderen
    Her vælges om medarbejderen skal anvende NemID til at tilgå dokumentet (Bemærk at der altid anvendes NemID til selve signeringen)
  • Angiv frist for digital signering
    Fristen anvendes som tidsfrist, hvis Samtykke også vælges.
  • Angiv frist for digital signatur i hele dage
    Fristen anvendes som tidsfrist til Visma Addo der faciliterer den digitale signatur.
  • Tillad at cpr.nr. på medarbejder, mangler (j/n)
    Udfyldes hvis medarbejderen skal have mulighed for at tilgå dokumentet uden brug af CPR

  • Registrér samtykke (j/n)
    Her vælges om signeringen af dokumentet skal knyttes til og opdatere et samtykke.
  • Vælg samtykke
    Her vælges, hvilket samtykke der skal registreres.

3. Samtykke

Det er muligt at knytte resultatet af den digitale signering til et samtykke. Vælges dette oprettes et samtykke, der herefter ændrer status alt efter resultatet af den digitale signering. Hvis ikke der ønskes samtykke, skal parametren ikke vælges.

(Bemærk at samtykke kun kan vælges, hvis der også vælges digital signatur)

4. e-Boks

Uanset om dokumentet forinden er digital signeret eller ikke kan dokumentet sendes til e-Boks, ved at aktivere dette parameter. Fremsendelse til e-Boks kræver at særlig aftale er indgået.

  • Send til e-Boks (j/n)

5. Gem i filarkiv

Dokumentet vil efter endt behandling blive gemt i medarbejderens filarkiv.

  • Vælg filkategori

6. Notificering

I løbet af processen kan forskellige parter blive notificeret f.eks. med resultatet af den digitale signering.

Desuden kan medarbejderen blive notificeret via både email og sms. Alt sammen styres af disse parametre:

  • Send SMS til medarbejder
  • Send til privat email-adresse
  • Liste over personer der skal modtage besked om resultat
  • Funktionspostkasse, der skal modtage besked om resultat
  • Email skabelon - Medarbejder
  • Email skabelon - Om resultat
  • SMS-Skabelon

Afslutning

Til sidst angives, hvem der skal have rettigheder til at kører handlingen, f.eks. medlemmer af brugergruppen admin.

Ibrugtagning

Har du spørgsmål til handlingens muligheder eller brug for hjælp til opsætning, er vi selvfølgelig behjælpelige.

Vi forventer at hjælpen kan holdes inden for 1 time.

Skriv til support@innomate.com

2018 Innomate