På denne side går vi lidt i dybden med, hvad workflowene i modulet Dokumenthåndtering indeholder og hvordan handlingerne sættes op.

Generér dokument - fra ansættelse

Workflowet, der startes fra en ’Ansættelse’ på en medarbejder, kan f.eks. anvendes ved ny ansættelsesaftale, tillæg til ansættelsesaftale m.m.

De relevante data til indfletning i dokumentet, hentes fra ansættelsen og personoplysningerne.

Dokumentskabeloner

Generering af dokumenter kan ske ud fra én eller flere tekstskabeloner.

1. Hvis der som grundlag for generering af dokumentet blot blot anvendes én og samme skabelon, kan Dokumentskabelon redigeres direkte i Redigering af handlinger > Generér dokument - fra ansættelse > Parametre.
2. Ønskes der mulighed for at kunne vælge mellem forskellige tekstskabeloner, ændres visningen af parameteren Vælg tekstskabelon til Normal. Et vilkårligt antal tekstskabeloner kan indsættes og redigeres sammen med den Datadeklaration, som dokumentgenereringen anvender.

Vælg mellem flere tekstskabeloner

Datadeklarationen, der anvendes ved generering af ansættelsesdokumenter, finder du i hovedmenu Samtaler > Formularer > Datadeklarationer. Du kan med fordel filtrere listen efter datadeklarationens navn: Dokument: Ansættelse.

Her kan du oprette et vilkårligt antal dokumentskabeloner.

Ved oprettelse angiver du en betegnelse (som er det navn, der vil fremgår af listen, når du genererer ansættelsesdokumentet). Skabelonen indsætter du i HTML skabelonen (ikke Tekstskabelon, der bruges til andre formål).

Godkendelse

Der vælges om dokumentet skal sendes til godkendelse og om godkendelsen skal ske af lederen eller en anden person.

Formularer

Der anvendes formularer til forfatterens efterredigering af den genererede tekst og til kommunikation med godkenderen (hvis en sådan er valgt). Dialogen kører indtil godkenderen klikker Gem og acceptér, hvorefter pdf-filen dannes og placeres i medarbejderens filarkiv under den valgte kategori, med status Under behandling.

Herfra kan dokumentet sendes til digital signering.

Generér dokument - fra fil

Når et dokument er genereret ved hjælp af denne eller overnævnte handling, gemmes samtidig grundteksten til pdf-filen. Det gør det muligt at tage udgangspunkt i dokumentet til generering af et nyt.

Bemærk: Det er først blevet muligt at gemme grundtekten for filer, fra 23.09.2021. Det fremgår af fil-oplysningerne om grundteksten findes:

Processen med redigering og godkendesle foregår identisk med Generér dokument - fra ansættelse. Se ovenfor.

Handlingen kan både bruges til at opdatere ansættelsesaftaler eller tillæg hertil, men det er også muligt fra forfatterens formular at vælge at knytte dokumentet til en anden medarbejder.

F.eks. kan man - ved ansættelse af en ny medarbejder i en særlig stilling - vælge at tage udgangspunkt i en (tidligere) kollegas ansættelsesaftale.

Send til digital signatur

Fra et dokument i en medarbejders filarkiv, er det muligt at starte en handling, der sender en pdf-fil til digital signatur hos medarbejder og/eller virksomheden.

Til signeringen anvender vi en service, der leveres af Visma Addo, hvor der kan benyttes en række forskellige identifikationsformer Dem, der skal signere, modtager en email med link til dokumentet og muligheden for at signere.

Hvis der er indgået aftale om brug af e-Boks, kan det signerede dokument sendes videre til medarbejderens e-Boks.

Filen der anvendes, behøver ikke at være dannet af INNOMATE's dokumentgenerator, men kan blot være et indscannet dokument i pdf-format.

For at kunne tilbyde brugerne mange alternative opsætningsmuligheder, er workflowet ret komplekst.

Tjek derfor først dokumentation, som du finder, når du vælger handlingen ved Redigér handlinger eller i den udvidede dokumentation, som du kan downloade nederst på siden.

Læs også Dokumentation: Digital signatur

Send til e-Boks

Fra en medarbejders filarkiv, er det muligt at starte en handling, der sender filen til e-Boks.

Handlingen sender dokumentet til medarbejderens e-Boks. Fra e-Boks vil medarbejderen modtage en notifikation om, at ’din arbejdsgiver’ har sendt dig et brev. For at kunne uddybe, hvad der anbringes i e-Boks, sender workflowet samtidig en orientering til medarbejderen via email og SMS (option).

I redigering af handlinger/ved start af handlingen, redigeres tekst til emailen og SMS (hvis skabelonen lades tom, sendes ingen SMS).

Bemærk: e-Boks modtager kun forsendelser én gang i døgnet. Al udsendelse af emails og SMS afventer at e-Boks har modtaget dokumentet. Der vil derfor være en forsinkelse fra start af handlingen til den er gennemført.

Der er omkostninger forbundet med brug af e-Boks og forinden skal der indgås aftale med KMD: læs mere her

Send dokument 2.0

For én eller flere medarbejdere ad gangen, kan der genereres (eller vedhæftes) samme fil

• filen sendes til medarbejderens filarkiv,
• videre til digital signatur,
• kan opdatere et samtykke (eller anden godkendelse) og
• afslutningsvis videresendes til e-Boks.

Handlingen og opsætningen af den er beskrevet i en særlig guide: Guide: Send dokument 2.0

Tilpassede workflows

Modulet er vores bedste bud på en standard-løsning på fuld automatisering af dokumenthåndtering.

Men – næsten – alt kan lade sig gøre. Workflowene kan tilpasses de særlige behov den enkelte virksomhed har.

Det er muligt at kombinere og/eller indbygge funktionaliteten omkring dokumentgenerering, digital signering og fremsendelse til e-Boks i bestående workflows til f.eks. pre- og onboarding ved modtagelsen af en ny medarbejder.

Kontakt os på support@innomate.com.

Udvidet dokumentation

Download dokumentation: klik her