First slide image

På denne side går vi lidt i dybden med, hvad der workflowene i modulet Dokumenthåndtering, indeholder.

Generér et dokument fra en ansættelse

Workflowet, der startes fra en ’Ansættelse’ på en medarbejder kan f.eks. anvendes i ved ny ansættelsesaftale, tillæg til ansættelsesaftale m.m.

De relevante data til brug for udformningen af aftalen hentes fra ansættelsen og personoplysningerne. Evt. supplerende data, som f.eks. lønoplysninger tilføjes ved start af handlingen.

Dokumentskabelonen vedligeholdes i ’redigering af handlinger’ (fra en ansættelses-side)

Der dannes en pdf-fil, som placeres i medarbejderens filarkiv under den valgte kategori.

Godkendelse

Der vælges om dokumentet skal sendes til godkendelse og om godkendelsen skal ske af lederen eller en anden person. Hvis der anvendes godkendelse, knyttes der en formularskabelon til workflowet.

Der sendes email med status: godkendt/afvist på godkendelse af dokumentet til udførende bruger og/eller en funktionspostkasse.


Send til digital signatur

Fra et dokument i en medarbejders filarkiv, er det muligt at starte en handling, der sender en pdf-fil til digital signatur hos medarbejder og/eller virksomheden. Hvis der foreligger aftale om brug af e-Boks, kan det signerede dokument sendes videre medarbejderens e-Boks.

Filen, der anvendes, behøver ikke at være dannet af INNOMATE's dokumentgenerator, men kan bare være et indscannet dokument i pdf-format.

For at kunne tilbyde brugerne mange alternative opsætningsmuligheder, er workflowet blevet ret komplekst:

Benyttelse af e-Boks kræver forudgående aftale med KMD/e-Boks, Læs mere her.
Der er omkostninger forbundet med anvendelse af digitale signaturer. Læs mere her.

Fra et dokument i en medarbejders filarkiv, startes en handling, der sender filen til digital signatur hos virksomheden og medarbejder (i nævnte rækkefølge), virksomheden eller medarbejderen.

Der er tale om et enkeltkørselsworkflow, så det markeres i handlingsknappen, når handlingen én gang er udført.

I redigering af handlinger eller ved start vælges:

  1. Der vælges signering: ’Virksomheden og medarbejder (i nævnte rækkefølge)’, ’Virksomhed’ eller ’Medarbejder’.
  2. Der angives frist for signeringen, i antal dage.
  3. Der kan angives et navn på det signerede dokument. Angivs uden '.pdf' (indsættes automatisk) og udfyldes kun, hvis dokumentnavnet skal ændres efter signeringen.
  4. Send til e-Boks efter signering j/n. Kræver særlig aftale, se ovenfor.
  5. Angiv virksomhedens navn. Anvendes i emails fra Visma Addo og beskrivelse i e-Boks.
  6. CVR-nummer for virksomheden angives.
  7. Vælg afsender. Der vælges blandt personer og udfyldes kun, hvis afsender skal være en anden end den udførende bruger.
  8. Virksomhedens repræsentant, dvs. den person, der skal signere på vegne af virksomheden, vælges.
  9. Vælg signeringsmetode for virksomhedens repræsentant. Der kan vælges mellem Medarbejder NemID og Privat NemID.
  10. Vælg krav til login for virksomhedens repræsentant når virksomhedens repræsentant tilgår dokumentet i Visma Addo, inden signering!
  11. Angiv email på funktionspostkasse. Hvis feltet ikke udfyldes, sendes til udførende bruger.
  12. Send SMS til medarbejder, j/n? SMS kan udsendes samtidig med emails til medarbejderen.
  13. Vælg krav til login for medarbejderen, når medarbejderen tilgår dokumentet i Visma Addo, inden signeringen!
  14. Tillad at cpr.nr. på medarbejder, mangler j/n
  15. Skal medarbejderens private email anvendes? j/n
  16. Send email og evt. SMS til medarbejder inden signering af dokument j/n. Sendes når signeringen er gennemført med et positivt resultat.
  17. Send email og evt. SMS til medarbejder om signeret dokument j/n. Sendes når signeringen er gennemført med et positivt resultat og f.eks. med en orientering om at dokumentet sendes til e-Boks.
  18. Redigering af to SMS-skabelon til medarbejderen før og efter signering.
  19. Redigering af skabelon for emails: emne og indhold til
    • Varsling af underskriverne.
    • Emails til udførende bruger eller en funktionspostkasse om gennemført signering
    • Email til medarbejder om signeret dokument og evt. videresendelse tile-Boks.

Når handlingen udføres:

  1. Sendes besked til dem, der skal underskrive om, at de vil modtage et dokument til digital signering.
  2. Via link i email fra Visma Addo kan dokumentet læses og underskrives.
  3. Når resultatet foreligger, sendes email til udførende bruger eller en funktionspostkasse om resultatet.
  4. Hvis dokumentet er korrekt signeret:
    • Det oprindelige dokument erstattes i medarbejderens filarkiv med det netop signerede. Dog opbevares det oprindelige dokument som arkiveret og ugyldigt i 14 dage, hvorefter det slettes automatisk ud fra angives slettedato. (Sletning kan undgås ved at fjerne slettedato).
    • Hvis dette er valgt, sendes dokumentet sendes til medarbejderens e-Boks.
    • Medarbejderen orienteres det signerede dokument. Hvis det sendes til e-Boks sker orienteringen først efter modtagelsen i e-Boks(email og SMS)
    • Dokumentets logtekst opdateres.

Send til e-Boks

Fra en medarbejders filarkiv, er det muligt at starte en handling, der sender filen til e-Boks.

Handlingen sender dokumentet til medarbejderens e-Boks. Fra e-Boks vil medarbejderen modtage en notifikation om, at ’din arbejdsgiver’ har sendt dig et brev. For at kunne uddybe, hvad der anbringes i e-Boks, sender workflowet samtidig en orientering til medarbejderen via email og SMS (option).

I redigering af handlinger/ved start af handlingen, redigeres tekst til emailen og SMS (hvis skabelonen lades tom, sendes ingen SMS).

Bemærk: e-Boks modtager kun forsendelser én gang i døgnet. Al udsendelse af emails og SMS afventer at e-Boks har modtaget dokumentet. Der vil derfor være en forsinkelse fra start af handlingen til den er gennemført.

Der er omkostninger forbundet med brug af e-Boks: læs mere her


Dan et dokument og send til e-Boks

Med dette workflow vil der for flere medarbejdere ad gangen kunne genereres et flettet dokument, der samtidig sendes til medarbejderens filarkiv og e-Boks. Udsendelsen kan evt. fremdateres.

Handlingen kan startes for én eller flere (f.eks. alle) medarbejdere ad gangen.

I redigering af handlingen og/eller ved start håndteres følgende

  • En HTML-skabelon til dokumentet redigeres.
  • En HTML-skabelon til en orienterings-email til medarbejderen redigeres.
  • En skabelon til SMS redigeres (hvis skabelonen lades tom, sendes ingen SMS)
  • Der vælges dato for datering og udsendelse (hvis data udelades eller dato ligger før d.d. sendes dokumentet med det samme)

Ved start af workflowet oprettes dokumentet. Det sendes samtidigt i medarbejderens filarkiv og e-Boks. Der sendes en email til medarbejderen om dokumentet og en SMS (option).

Bemærk: e-Boks modtager kun forsendelser én gang i døgnet. Al udsendelse af emails og SMS afventer at e-Boks har modtaget dokumentet. Der vil derfor være en forsinkelse fra start af handlingen til den er gennemført.

Der er omkostninger forbundet med brug af e-Boks: læs mere her.


Tilpassede workflows

Modulet er vores bedste bud på en standard-løsning på fuld automatisering af dokumenthåndtering.

Men – næsten – alt kan lade sig gøre. Workflowene kan tilpasses de særlige behov den enkelte virksomhed har.

Det er muligt at kombinere og/eller indbygge funktionaliteten omkring dokumentgenerering, digital signering og fremsendelse til e-Boks i bestående workflows til f.eks. pre- og onboarding ved modtagelsen af en ny medarbejder.

Kontakt os på support@innomate.com.


Kom hurtigt i gang

Bestilling af dokumenthåndtering, læs mere her.

2018 Innomate