First slide image

Denne guide har fokus på manuel håndtering af organisationsændringer som f.eks. oprettelse af ny enhed, flytning af medarbejdere til anden enhed og udskiftning af ledere.

De fleste kommer ud for situationer, hvor de gerne vil håndtere sådanne ændringer manuelt, - selvom de måske har workflows, der kan klare det. Det kan i den konkrete situation f.eks. være for at undgå automatisk udsendte mails eller lignende.

Relationer

Til styring af organisationsændringer har vi som udgangspunkt fire relationer, der hver især afgrænses med start- og slutdato - dels for at opbygge og bevare en historik og dels af hensyn til styring af rettigheder:

  • Ansættelser
  • Underenheder
  • Referencer
  • Ledere

En ansættelse er en relation mellem en person og en enhed – hos nogle virksomheder mellem en person og en stilling, men i denne vejledning forklaret som en relation mellem person og enhed.Underenhed og Reference er relationer mellem enheder indbyrdes, og leder er en relation mellem en person og en enhed.

Opret enhed

Under punktet Enheder i hovedmenuen kan oprettes en ny enhed. Gennem enhedens detailmenu er der mulighed for at tilføje ovenstående relationer for enheden.

Rækkefølgen af punkterne herunder er uden betydning:

  • Ansættelser - Tilføj ansættelser i den ny enhed. Se afsnittet Flyt medarbejder til anden enhed herunder.
  • Underenheder - Tilføj eventuelle underenheder til den ny enhed.
  • Referencer - Tilføj den enhed, som den ny enhed skal referere til.
  • Ledere - Tilføj leder til den ny enhed. Vær opmærksom på, om lederen samtidigt skal afslutte en anden lederrelation, - (se afsnittet Skift leder i en enhed herunder).

Hvis en person, der sættes på som leder af den ny enhed, samtidigt skal have en ny ansættelse, kan det foregå fra lederens egen personside.

Når en enhed ikke længere skal bruges, kan den arkiveres. Husk først at afslutte enhedens relationer og tøm den for medarbejdere, idet disse fratræder eller flyttes til en anden enhed.

Hvis enheden blot skal have nyt navn, og det er uden betydning, hvornår det er sket, kan man blot ændre navnet på enheden.

Flyt medarbejder til anden enhed

Når en medarbejder flyttes til en anden enhed, sker det i systemet ved, at der oprettes en ny ansættelse.

Starttidspunkt for den ny ansættelse er det samme som sluttidspunkt for den gamle(=første dag personen ikke længere er i den gamle ansættelse).

Hvis historikken ikke skal gemmes, kan der blot vælges en anden enhed i den ansættelse, der allerede er oprettet.

Skift leder i en enhed

Hvis en enhed skal have en ny leder, registreres relationen under punktet Ledere (i detailmenuen for enheden eller i hovedmenuen), eller eventuelt under punktet Leder for enheder på personsiden.

Tjek samtidigt om der er andre relationer, der skal afsluttes eller ændres:

Er der en leder, der holder, når den ny tiltræder? - Skal den ny leder stoppe som leder i en anden enhed? Skal der oprettes en ny ansættelse til den ny leder?

2018 Innomate