Intro: Samtalestyring

Modulet anvendes til at styre gennemførelsen af udviklingssamtaler - fx. MUS og andre samtaler - i organisationen.

Samtaleleder indkalder med kalenderaftaler og e-mail ved brug af en handling i INNOMATE.

• Der oprettes et samtaleskema, som begge i forbindelse med samtalen udfylder og godkender.
• Der kan sendes påmindelse efter samtalen omkring godkendelse af skema.
• Lister i hovedmenuen danner overblik over fremdriften af en samtale-runde.
• Der kan generelt sendes påmindelse ud til alle, der mangler at godkende et skema.
• På allerede dannede skemaer, kan der skiftes skemagodkendere.

Navigation

I hovedmenuens gruppe Samtaler indgår to lister: MUS og MUS, godkendelser. Listerne kan anvendes til både

• at indkalde (en eller flere ad gangen) til udviklingssamtale
• opfølgning på fremdrift og
• opfølgning på (manglende) godkendelser af skemaer.

Listen i hovedmenen: Skemagodkendere, kan også bruge til opfølgning på manglende godkendelser og til at udskifte godkendere (hvis en af godkenderne i mellemtiden er ophørt).

Workflows og handlinger

Modulet indeholder workflowene:

• Udviklingssamtalen
• Påmind skemagodkendere: manuelt og auto
• Auto-handling med notificering ved fuldt godkendt skema
• Skift godkender på skema
• Tilføj godkender på skema
• Fjern godkender på skema

Kom godt i gang

Til at afgrænse en aktuel periode med udviklingssamtaler anvender vi Runder. Runder vedligeholdes fra hovedmenuen Samtaler > Skabeloner etc. > Runder.

Skemaer oprettes og redigeres fra hovedmenuen Samtaler > Skabeloner etc. > Skemaskabeloner. Læs mere i Guide til skemaskabeloner.

Udviklingssamtalen

En ny runde og evt. skema oprettes. Handlingen Udviklingssamtalen (redigeres fra en personside) kopieres. Handlingens parametre sættes op og rettigheder tildeles leder og admin.

Herefter er du klar til en ny MUS runde!

Listerne

MUS og MUS, godkendelser deaktiveres og kopieres. Ændre navnene til den aktuelle MUS-runde og under tabelopsætning markér den konfigurérbare datakilde Personer > Skemaer. Husk at genaktivere de nye kopier.

Her vælges i Filtre (Personer > Skemaer) den aktuelle MUS-runde.

Påmind skemagodkendere, manuelt

Fra en liste over Skemabesvarelser vælges Redigér handlinger. Der skabes en kopi af handlingsID RykGodk. Du behøver ikke at ændre handlings ID på den nye kopi, Blot deaktivér den låste udgave. Sæt parametrene (herunder email-skabelonen) som du ønsker det og vælg at give rettigheder til Admin.

Fra en liste over skemaer kan du nu sende en påmindelser ud til de skemagodkendere, der mangler at godkende et skema.

Forinden kan evt.filtreres så kun skemaer fra den aktuelle runde vises.

Der sendes kun påmindelse til de godkendere, der ikke har godkendt.

Påmind skemagodkendere, auto

Fra et skema eller liste over skemaer kan en auto-handling sættes op: Auto: Påmind skemagodkendere. Påmindelsen sendes i form af en email og/eller SMS.

I dette eksempel er påmindelsen sæt til at finde sted 3 dage efter tidsfristen for afslutningen af skemaet.

Auto-handlinger kan ligesom andre handlinger, kopieres og og via parametre sættes forskelligt op, afhængig af om skemaet der sendes påmindelse for, er knyttet til f.eks. en MUS-runde eller Prøvetidssamtale.

Fuldt godkendt skema, auto

Der er også mulighed for, at sætte en auto-handling op, der sender notifikation til godkenderne og/eller en funktionspostkasse, når et skema er godkendt af alle (og dermed afsluttet). I valg af parametre kan bl.a. vælges hvilke(n) runde(r) der skal sendes notifikation for.

Handlingen sættes til at starte automatisk når begivenheden Alle godkendt, indtræffer.

Udskift godkendere af skema

Tre handlinger kan køres fra en liste over skemaer: Skift godkender på skema, Tilføj godkender på skema og Fjern godkender på skema. Skemaet/-erne vælges og der angives hvilken person, der skal tilføjes eller fjernes.

Det anbefales at anvende listen Skemaer med godkendere, hvor du kan filtrere dig frem til f.eks. personen, der skal udskiftes som godkender.

Her kan bl.a.filtreres efter

• Skema ID
• Godkender
• og at godkenderen ikke har godkendt (= TOM)

Herefter klikkes på Handlinger øverst til venstre i tabellen.
Bemærk: Der fjernes/udskiftes kun godkendere, der ikke har godkendt skemaet.

Dokumentation

• Dokumentation af workflows - der indgår Samtalestyring v2.0.
• Opgradering af Samtalestyring v2