Modulet Ressourcestyring indgår i INNOMATE HR og kan anvendes til styring af alle former for udlån af materielle som immaterielle effekter, så som nøgler, mobiltelefoner, PC-ere, biler, parkeringspladser, abonnementer etc. Vi kalder disse effekter for Ressourcer.
I klargøringen af modulet har vi fokus på Ressourcestatus og -kategori. Status knytter sig til Ressourcen og angiver bl.a. om den er på lager, udlånt, hjemkaldt o.l. Vi har udstyret modulet med følgende statuskoder, – som naturligvis kan tilpasses efter behov:
Statussen 9. Ubegrænset anvendes, hvor den samme ressource kan udleveres et ubegrænset antal gange. F.eks. ved nøgler uden ID eller hvis der er tale om immaterielle ressourcer som f.eks. abonnementer. Status på disse ressourcer ændres ikke ved udlevering, returnering m.m.
Hvor ressourcestatusserne øjensynligt kan genanvendes af de fleste, er opsætningen af Ressourcekategori derimod specifik for kunden og skal bl.a. afspejle, hvor ansvaret for håndteringen af ressourcerne ligger.
Som det ses af eksemplet, benyttes kategrorierne til at danne nogle naturlige hovedgrupper af ressourcer, og samtidig til at angive, hvem der administrerer indkøb, udlån, hjemkaldelse m.m. Ved at angive, at enheden F10 - IT er ansvarlig for labtops og mobiltelefoner, tildeles brugerrettigheder automatisk til at teammedlemmer i IT – og kun IT, har adgang til at styre mobiltelefoner og PC-ere. Vi kalder dem for Ressourceansvalige.
Vi holder os til et konkret eksempel, hvor teammedlemmer i IT er ressourceansvalige for ressourcekategorien Mobiltelefoner og kan vedligeholde Ressourcetyper.
Ressourcetyper bruges til at angive typer af ressourcer inden for hver kategori. For eksempel skal en leder ved ansættelsen af en medarbejde kunne vælge, at vedkommende skal have en Iphone 12, - men ikke hvilken! Iphone 12 er her et eksempel på en type af mobiltelefoner. Det er herefter op til den ressourceansvarlige at finde og levere en specifik Iphone 12.
Overvej hvilke typer, der er brug for under hver kategori. F.eks. inden for mobiltelefoner: Iphone 12, Iphone SE, Samsung Galaxy S10, Samsung Galaxy S21
Typerne fastlægges og registreres i systemet – f.eks. af den/de ressourceansvarlige.Ressourcer betegner det specifikke effekt, der udlånes til medarbejderen.
Her er det muligt at angive detail-oplysninger om produktet og evt. tilføje indscannede kvitteringer, en beskrivelse med serienr, indkøbsdato o.l., værdi, placering på lager (når produktet ikke er udlånt).
Fra detailmenuen for ressourcetypen Iphone 12 har den ressourceansvarlige overblik over de konkrete ressourcer.
Der vises status, værdi, hvem ressourcen er udlånt til, hvornår den er udlånt og hvornår den skal returneres, etc.
Håndtering af udlån, hjemkaldelse, udlevering osv. håndteres enkelt med workflows (handlinger). Fra ressourcens detailmenu vælger vi handlingen ‘Ressourcetildeling og -udlevering’.
Her vælges modtager, dato for udlevering og evt. returnering, hvorefter handlingen opretter en ressourcetildeling, sender mail til modtageren om afhentning og opdaterer ressourcens status til 3. Reserveret.
Fra detailmenuens visning af Ressourcetildelinger har vi nu et overblik over, at Iphone 128 gb, grøn pt. er hos Hanne Riis Jensen
Det samme overblik findes også fra ressourcetypen IPhone 12’s detailmenu og fra hovedmenuens liste over ressourcer og ressourcetildelinger.
Fra en specifik ressourcetildling er det muligt at starte flere forskellige handlinger:
Bemærk i også detailmenuen punktet ‘Filarkiv’. Her kan indscannede kvitteringer opbevares. Læs mere herom i afsnittet om Dokumentation.
I basisopsætningen medfølger også et workflow til bestilling af ressourcer, – en handling, der startes fra personen, f.eks. af lederen.
Ved start af handlingen, vælges ressourcetype(r), ønsket dato for udlevering samt evt. returneringsdato. Der sendes en email til den/de ressourceansvarlige med informationer om bestillingen.
Med ressourcemodulet opnås fuld styring af udlånte effekter, bl.a.
Tro mig: revisionen bliver meget glad!
I det ovenstående er alene beskrevet idéen med Ressourcemodulet og nogle af de workflows/handlinger, der følger med modulet. Men perspektiverne rækker langt videre og kan bl.a. inkludere bestillinger i onboarding-workflows og hjemkaldelse i offboarding.
Automatiske workflows kan holde øje med returneringsdatoer og både sende hjemkaldelse og senere rykke herfor.
Handlingerne, der er beskrevet ovenfor, kan udbygges med information til andre relevante parter, f.eks. lederen, sekretæren o.l.
I starten nævnte vi, at også immaterielle effekter kan håndteres af modulet, mens vi i vores case har holdt os til de mere håndgribelige effekter. Men f.eks. telefonabonnementer, avisabonnementer, parkeringstilladelse, fri bil og andre personalegoder kan også styres via modulet.
Kontakt os, hvis I vil i gang, skriv til support@innomate.com.
Med en stærk kombination af kompetencer indenfor HR og softwareudvikling leverer vi
HR-løsninger, der hjælper virksomheder
med at optimere og professionalisere deres
HR-processer på helt nye måder.
INNOMATE er den del af selskabet 24SevenOffice
