First slide image

Modulet Ressourcestyring indgår i INNOMATE HR og kan anvendes til styring af alle former for udlån af materielle som immaterielle effekter, så som nøgler, mobiltelefoner, PC-ere, biler, parkeringspladser, abonnementer etc. Vi kalder disse effekter for Ressourcer.

Datatyper

For at kunne håndtere arbejdet med ressourcer benytter vi os af datatyper, så kan ses og håndteres via hovedmenuen.


  • Ressourcer
  • Ressourcetildelinger
  • Ressourcekategorier
  • Ressourcestatusser
  • Ressourcetyper
Data fra disse tabeller kan kombineres med øvrige data i INNOMATE HR og kan behandles ved hjælp af workflows og handlinger.

Klargøring

I klargøringen af modulet har vi fokus på Ressourcestatus og -kategori. Status knytter sig til Ressourcen og angiver bl.a. om den er på lager, udlånt, hjemkaldt o.l. Vi har udstyret modulet med følgende statuskoder, – som naturligvis kan tilpasses efter behov:


Statussen 9. Ubegrænset anvendes, hvor den samme ressource kan udleveres et ubegrænset antal gange. F.eks. ved nøgler uden ID eller hvis der er tale om immaterielle ressourcer som f.eks. abonnementer. Status på disse ressourcer ændres ikke ved udlevering, returnering m.m.

Hvor ressourcestatusserne øjensynligt kan genanvendes af de fleste, er opsætningen af Ressourcekategori derimod specifik for kunden og skal bl.a. afspejle, hvor ansvaret for håndteringen af ressourcerne ligger.



Som det ses af eksemplet, benyttes kategrorierne til at danne nogle naturlige hovedgrupper af ressourcer, og samtidig til at angive, hvem der administrerer indkøb, udlån, hjemkaldelse m.m. Ved at angive at enheden F10 - IT er ansvarlig for labtops og mobiltelefoner tildeles automatisk brugerrettigheder til at teammedlemmer i IT – og kun IT, der har adgang til at styre mobiltelefoner og PC-ere. Vi kalder dem for Ressourceansvalige.

Ressourcetyper

Vi holder os til et konkret eksempel, hvor teammedlemmer IT er ressourceansvalige for ressourcekategorien Mobiltelefoner kan vedligeholde Ressourcetyper.


Ressourcetyper bruges til at angive typer af ressourcer inden for hver kategori. For eksempel skal en leder ved ansættelsen af en medarbejde kunne vælge at vedkommende skal have en Iphone 8, - men ikke hvilken! Iphone 8 er her et eksempel på en type af mobiltelefoner. Det er herefter op til den ressourceansvarlige at finde og levere en specifik Iphone 8.

Overvej hvilke typer, der er brug for under hver kategori. F.eks. inden for mobiltelefoner: Iphone 8, Iphone 10, HTC one, Samsung Galaxy s6.

Typerne fastlægges og registreres i systemet – f.eks. af den/de ressourceansvarlige.

Ressourcer

Ressourcer betegner det specifikke effekt, der udlånes til medarbejderen.
Her er det muligt at angive detail-oplysninger om produktet og evt. tilføje indscannede kvitteringer, en beskrivelse med serienr, indkøbsdato o.l., værdi, placering på lager (når produktet ikke er udlånt).

Fra detailmenuen for ressourcetypen Iphone 8 har den ressourceansvarlige overblik over de konkrete ressourcer.


Der vises status, værdi, hvem ressourcen er udlånt til, hvornår den er udlånt og hvornår den skal returneres, etc.

Ressourcetildelinger

Håndtering af udlån, hjemkaldelse, udlevering, osv. håndteres enkelt med workflows (handlinger). Fra ressourcens detailmenu vælger vi handlingen ‘Ressourcetildeling’.


Her vælges modtager, dato for udlevering og evt. returnering, hvorefter handlingen opretter en ressourcetildeling, sender mail til modtageren om afhentning og opdaterer ressourcens status til 3. Reserveret.


Fra detailmenuens visning af Ressourcetildelinger har vi nu et overblik over, at Iphone pt. er hos Henning Krogh, at han skal returnere den senest 31.01, og at vi udlåner den på ny til Berit Holm 1.2.

Det samme overblik findes også fra ressourcetypen IPhone 8’s detailmenu og fra hovedmenuens liste over ressourcer og ressourcetildelinger.

Af listen kan vi se, at Henning Krogh har modtaget sin Iphone 04.01.2016, og skal returnere 31.01.2019. Vi klikker på ikonet for Vis i venstre side af linjen.


Herfra er det muligt at starte flere handlinger:

  • Ressourceudlevering: Der vælges udleveringstidspunkt og evt. returnering, hvorefter handlingen opdaterer ressourcetildelingen, sender mail til modtageren med kvittering for udlevering og opdaterer ressourcens status til 4. Udlånt (med mindre dens status er 9. Ubegrænset).
  • Ressourcehjemkaldelse: Der vælges frist for returnering, hvorefter handlingen opdaterer ressourcetildelingen, sender mail til modtageren med anmodning om returnering og opdaterer ressourcens status til 5. Hjemkaldt (med mindre dens status er 9. Ubegrænset).
  • Ressourcereturnering: Der vælges tidspunkt for modtagelse, hvorefter handlingen opdaterer ressourcetildelingen, sender mail til medarbejderen med kvittering for returneringen og opdaterer ressourcens status til 6. Returneret (med mindre dens status er 9. Ubegrænset).
  • Ressourcebehandling: Denne knap vises kun når status på ressourcen er 6. Returneret. Med handlingen færdigbehandles returneringen af en udlånt ressource. Der vælges mellem ‘2. På lager’ eller ‘7. Ukurant’, som anvendes, hvis ressourcen er ubrugelig og ikke kan genanvendes. Hvis der vælges ‘2. På lager’, angives lagerplacering.
    Ressourcen opdateres med den nye status. Hvis ‘2. På lager’ opdateres lagerplaceringen. Hvis ‘7. Ukurant’ nedskrives ressourcens værdi til kr. 0.
    Ressourcetildelingen arkiveres.

Bemærk i detailmenuen er også et punkt ‘Filarkiv’. Her kan indscannede kvitteringer opbevares. Læs mere herom i afsnittet om Dokumentation.

Bestilling af ressourcer

I basisopsætningen medfølger også et workflow til bestilling af ressourcer, – en handling, der startes fra personen, f.eks. af lederen.


Ved start af handlingen, vælges ressourcetype(r), ønsket dato for udlevering samt evt. returneringsdato. Der sendes en email til den/de ressourceansvarlige med informationer om bestillingen.

Dokumentation

Med ressourcemodulet opnås fuld styring af udlånte effekter, bl.a.

  • Ressourcens serienummer, værdi, indscannet kopi af kvittering, garantibevis o.l. Ved skade eller bortkomst er data lige ved hånden.
  • Hvor er den udlånte ressource?- hvor på lageret eller hvem har lånt den.
  • Fra personens detailside ses alle ressourcetildelinger, incl. evt. indscannede kvitteringer.

Tro mig: revisionen bliver meget glad!

Perspektiver

I det ovenstående er alene beskrevet idéen med Ressourcemodulet og nogle af de workflows/handlinger, der følger med modulet. Men perspektiverne rækker langt videre og kan bl.a. inkluderer f.eks. bestillinger i onboarding-workflows og hjemkaldelse i offboarding.

Automatiske workflows kan holde øje med returneringsdatoer og både sende hjemkaldelse og senere rykke herfor.

Handlingerne, der er beskrevet ovenfor, kan udbygges med information til andre relevante parter, f.eks. lederen, sekretæren o.l.

I starten nævnte vi, at også immaterielle effekter kan håndteres af modulet, mens vi i vores case har holdt os til de mere håndgribelige effekter. Men f.eks. telefonabonnementer, avisabonnementer, parkeringstilladelse, fri bil og andre personalegoder kan også styres via modulet

Kontakt os, hvis I vil i gang, skriv til support@innomate.com.

2018 Innomate