Guide: Formularskabeloner i jobopslag

Formål og metode

Med det formål at kunne screene ansøgninger eller lette sorteringen af uopfordrede ansøgninger, kan der opsættes konkrete spørgsmål, som ansøgerne skal besvare. Til det formål anvendes formularskabeloner.

Ansøgernes formularbesvarelser vil blive vist i listen over ansøgninger med en række for hver ansøger. Der kan filtreres på Ja/Nej og på et eller flere ord i Flerlinje felter (blå pil).

Når en ansøger klikker på ’Søg jobbet’, oprettes en formular ud fra jobopslagets formularskabelon. Det svarer til, at der oprettes et skema ud fra en skemaskabelon, når en medarbejder inviteres til medarbejdersamtale. Ansøgeren udfylder en formularbesvarelse, hvor medarbejderen i forbindelse med samtalen udfylder en skemabesvarelse. Formularen kan se sådan ud:

Kom godt i gang

Formularskabelonen til et jobopslag skal oprettes ud fra en standardudgave af en formularskabelon, som igen oprettes på baggrund af en datadeklaration.

Hvis ikke der på forhånd ligger en datadeklaration eller formularskabelon (standard), man kan bruge, foregår oprettelsen af formularskabelon til et jobopslag altså i tre trin:

1. Oprettelse af datadeklaration
2. Oprettelse af formularskabelon (standard)
3. Valg - og evt. tilpasning af formularskabelon (på jobopslaget)

Der er mulighed for genbrug af 1. og 2. ved efterfølgende jobopslag.

Fremgangsmåden ved oprettelse af datadeklaration og formularskabeloner illustreres i det følgende eksemplificeret ved en case.

Datadeklaration

Datadeklarationen definerer hvilke data og datafelter, vi ønsker, og hvilke overskrifter der skal knyttes til dem.

Fremgangsmåden illustreres her eksemplificeret gennem en case.

Opret datadeklaration og tilføj felter

Der oprettes et jobopslag til uopfordrede ansøgninger indenfor support og service. Vi ønsker at vide, om en ansøger til Support & Service søger job inden for Kundesupport, Vareudbringning og/eller Teknisk support, samt om ansøgeren er fyldt 18 år, og om ansøgeren har kørekort.

1. Vælg Datadeklarationer i hovedmenuen og opret en datadeklaration med navnet ’Uopfordret ansøgning, Support & Service’.
2. Klik på Felter i jobopslagets detailmenu og tilføj de ønskede felter. Husk at gemme.

For hvert af felterne vælges en type – enten Ja/Nej eller Flerlinje tekst. (Der findes mange flere felttyper, men for nærværende er kun de to typer understøttet af formularer).

Vi kunne vælge at tilføje de 5 felter – alle af typen Ja/Nej:

• Kundesupport
• Vareudbringning
• Teknisk support
• > 18 år
• Kørekort

I stedet bundter vi de tre første under ét felt med navnet Support & Service, og vælger her typen ’Flerlinje tekst’.

BEMÆRK: Datadeklarationens navne på felterne bruges som kolonneoverskrifter i listen over ansøgninger.

Den færdige datadeklaration ser nu sådan ud:

Formularskabelon (standard)

Formularskabeloner sammensættes ud fra, hvordan vi vil hente data ind. Der laves en formularskabelon på baggrund af datadeklarationen. Denne formularskabelon kan efterfølgende vælges og anvendes uændret eller tilpasset i et jobopslag.

Anvendelsen af formularskabeloner illustreres her gennem fortsættelse af vores case.

Opret formularskabelon

For at oprette en formularskabelon:

1. Vælg Formularskabeloner i hovedmenuen, opret(+Ny) en formularskabelon, vælg datadeklarationen til uopfordret ansøgning og giv eventuelt formularskablonen samme betegnelse. Husk at gemme.
2. Klik på Felter i detailmenuen og vælg de felter, du ønsker fra datadeklarationen.
   Ved at markere et felt og klikke på Egenskaber, bliver der mulighed for at ændre feltets navn i visningen af ansøgningsformularen. (Se billedet herover, hvor ’> 18 år’ ændres til ’Over 18 år’).
   
3. Ved at markere feltet ’Support & Service’ og vælge Egenskaber får vi mulighed for at oprette punkter under feltet:
   
   
   For at tilføje punkter: Skriv først punktet og klik derefter på +.

Formularskabelonen er nu færdig, og kan hentes ind i jobopslaget. Her kan man vælge at bruge den, som den er, eller man kan vælge at tilpasse den yderligere.

Formularskabelon på jobopslaget

Opret jobopslagets formularskabelon

For at oprette en formularskabelon på et jobopslag:

1. Klik på Formularskabelon i jobopslagets detailmenu.
2. Vælg formularskabelon (standard) og gem.

Tilpasning af jobopslagets formularskabelon

Jobopslagets formularskabelon kan anvendes, som den er, når den vælges fra formularskabeloner. Alternativt kan den tilpasses, for eksempel ved at nogle felter slettes, eller ved at rækkefølgen eller teksten ændres.

Ændring af teksten foregår ved at markere feltet, klikke på Egenskaber, ændre teksten under Navn og opdatere. Eksempel: Kørekort ændres til ’Markér her, hvis du har kørekort’. Vises i ansøgningsformularen.

Ønskes en forklarende tekst til overskriften, skrives denne i feltet Beskrivelser (igen under Egenskaber).