Opbygning af skemaskabeloner

Denne Guide beskriver hvordan man opbygger skemaskabeloner til f.eks MUS-skema og andre samtaleskemaer samt til spørgeskemaer til for eksempel APV, kursusevaluering og andre medarbejderundersøgelser. Opsætning og oprettelse af skema, udsendelse af invitation til deltagelse i samtale eller undersøgelse med videre foregår ved hjælp af workflows.

Samtale- og spørgeskemaer

Opbygning af skemaskabelon

Fremgangsmåden er den samme ved opbygning af henholdsvis samtaleskema og skema til medarbejderundersøgelse. I samtaleskemaer anvendes ofte spørgsmål, der lægger op til fritekstbesvarelse; mens mange spørgeskemaer lægger op til svar af typen afkrydsninger eller markeringer af forskellige svarmuligheder. De forskellige typer kan kombineres i såvel samtaleskemaer som i spørgeskemaer.

Skemaet kan eventuelt indledes med et eller flere tekstafsnit og herefter spørgsmål til fritekstbesvarelse - eller spørgsmål med afkrydsningsmuligheder, besvarelse med Ja/Nej eller måske skalavurdering.

Øverst i skemaet vises automatisk, hvem der er besvarer af skemaet (hvem skemaet tilhører), og hvilken runde der er tale om – her MUS 2017.

Kom godt i gang

Der oprettes et skema, hvorefter punkterne bygges op eller hentes fra andre skemaer. Før et spørgsmål kan skrives ind i skemaet, vælges hvilken type svar, der ønskes. Hovedpunkterne i arbejdsgangen er: Punktets udformning, Ret/Tilføj spørgsmål og Indsæt punktet i skemaet. Man skal blot følge den indbyggede guide.

Opret skema

Vælg Version 2 i hovedmenuen og klik på fanebladene Dialog > skemaer.
Klik på Indsæt, skriv skemaets navn og klik Opdatér

Skemaet er gemt.

Skemaet vises først i listen, når der klikkes Opdatér under listen eller skiftes side.

• Klik på Detail - ikonet med blyanten - for at åbne skemaskabelonen.

Skabelonen er tom, og der kan nu oprettes punkter eller hentes punkter fra andre skemaer.

Opret nyt punkt

For at oprette et tekstafsnit - til for eksempel en indledende tekst - vælges Nyt punkt øverst i skemaet:

• Skriv overskrift til punktet og vælg hvilken type punkter, der skal bruges (Afkrydsningsmuligheder, Skalavurdering, Ja/Nej, Fritekst, Tekstafsnit eller Sideskift).

Nyt punkt til tekstafsnit

• Markér Tekstafsnit og klik Næste (øverst eller nederst på siden).
• Udfyld brødtekst og klik Næste.

Nyt punkt til fritekstbesvarelse

Et punkt til fritekstbesvarelse kan bestå af 4 dele:

1. Overskrift
2. Forklarende tekst til overskriften
3. Spørgsmål
4. Forklarende tekst til spørgsmålet

Vælg Nyt punkt øverst i skemaet.

• Skriv overskrift, markér Fritekst og klik på Næste (øverst eller nederst på siden).
• Skriv evt. en forklarende tekst til overskriften eller anden introduktion til spørgsmålet og klik Næste.

• Klik på linket Nyt spørgsmål (se billedet), skriv spørgsmålet og klik Indsæt spørgsmål.

Der kan ikke rettes i spørgsmålet; men ved at markere det vises spørgsmålsteksten øverst til højre (1), hvor den kan kopieres, og herefter indsættes som et nyt spørgsmål. Markering af spørgsmålet gør det også muligt at oprette og justere forklarende tekst til spørgsmålet (2) samt at slette eller ændre placering (Op/Ned) - (3).

• Klik eventuelt igen på Nyt spørgsmål for at stille flere spørgsmål i samme punkt.
• Klik Næste, hvorved punktets placering vises. Placeringen kan evt. ændres før klik på Næste.
• Klik Insæt punkt for at gemme og herefter Fortsæt for at vende tilbage til skemaet.
  
  

Nyt punkt til skalavurdeing

Et punkt til skalavurdering kan bestå af disse elementer, hvoraf nogen kan springes over:

1. Overskrift
2. Forklarende tekst til overskrift
3. Spørgsmål
4. Forklarende tekst til spørgsmål
5. Skala - med tal på hvert trin og ord på laveste og højeste trin
6. Overskrift til skala
7. Skal til vigtighed
8. Overskrift til skala til vigtighed
9. Tekstfelt til kommentarer
10. Overskrift til kommentarfelt

Vælg Nyt punkt øverst i skemaet for at oprette et spørgsmål.

• Skriv overskrift, markér Skalavurdering og klik Næste.

• Udfyld felterne og klik Næste

• Følg guiden og indsæt et eller flere spørgsmål, før der klikkes Indsæt punkt for at gemme.

Andre typer punkter

Fremgangsmåden ved oprettelse af andre typer punkter er overordnet den samme, som er vist ovenfor ved Fritekst og Skalavurdering. Ved at følge guiden og prøve sig frem vil de fleste ønsker til skemaet i reglen kunne opfyldes. For hver punkttype er der dog nogle ting, der er værd at bemærke:

Ret punkter

Klik på Ret under punktet i skabelonen for at starte guiden og ændre et punkt eller slette eller tilføje et spørgsmål. Punkter hentet fra andre skemaer kan kun ændres i begrænset omfang.

Hent punkter fra andre skemaer

For at hente punkter fra andre skemaskabeloner ind i den skabelon, man er i gang med:

• Klik på linket Hent punkter, markér skemaskabelon og klik på knappen Vælg punkter.

• Markér i det lille felt Indsæt punkt for hvert punkt, der skal hentes.
• Klik Udfør nederst i skemaet og klik herefter på linket Tilbage til skema.

Herefter er det muligt - omend i begrænset omfang - at justere i punktet:

• Klik på linket Ret under spørgsmålet og følg guiden.
  
  

Luk skemaskabelon

En skemaskabelonen skal være lukket for at kunne anvendes. Klik på linket Luk skema øverst i skabelonen. Der kan ikke redigeres i en lukket skemaskabelon.

Oprydning i skemaskabeloner

En skemaskabelon, der ikke længere anvendes, kan markéres som forældet. Herved bevares skabelonen, men kan ikke anvendes. Alternativt kan skabelonen slettes; men dermed slettes også de skemaer, som medarbejderne eventuelt har liggende fra samme skabelon.

Angiv skema som forældet

Angives skemaskabelonen som Forældet kan den ikke længere anvendes.

• Klik på Zoom-ikonet til venstre i listen Skemaer, markér Forældet og opdatér.

Slet skema

BEMÆRK: Skemaer hos medarbejderne forsvinder, hvis den tilhørende skemaskabelon slettes.

• Klik på Detail-ikonet i listen Skemaer for at åbne skemaskabelonen
• Klik på Slet skema øverst i skabelonen og bekræft sletning.