Modulet Onboarding automatiserer en række registreringer, orienteringer og opfølgninger i forbindelse med ansættelse og fratrædelse af medarbejdere, samt lederskift.

I Basic-versionen anvendes Onbording, basic, mens der i INNOMATE HR Pro er et mere avanceret Onboarding, pro til rådighed, der også omfatter styring af prøvetidssamtaler.

Workflow og handlinger

I Onboarding, basic indgår følgende handlinger:

• Preboarding - fra person
  Anvendes, hvis ansættelsen ikke sker fra Rekruttering, hvor også Preboarding benyttes.
• Onboarding, basic
• Rokering
• Ny leder
• Offboarding

I Onboarding, pro indgår ud over ovenstående, følgende handlinger:

• Onboarding, Pro, hvori også indgår
  • Varsling af prøvetidssamtale
  • Indkald til prøvetidssamtale.

• Offboarding, auto
• Varsling om fratrædelse, auto

Følgende datatyper er centrale i handlingerne:

• Personer
• Ansættelser
• Enheder
• Processer - i Onboarding, Pro
• Skemaskabeloner - i Onboarding, Pro

Både basic- og pro-udgaven kræver indledende opsætning. Lav derfor en kopi af handlingen og sæt den op.

• Se også Guide: Redigér handlinger
• Se også Dokumentation: Onboarding, hvor du finder specifik information om de parametre, der kan opsættes.

INNOMATE hjælper naturligvis gerne med at sætte handlingerne op. Kontakt os på support@innomate.com.

Preboarding

Preboarding anvendes af en superbruger til en indledende registrering af ny medarbejder (inden formalia er på plads). Der benyttes én af tre workflows til preboarding:

• Preboarding – fra ansøgning - indgår i Rekrutteringsmodulet.
• Preboarding – fra person
• Preboarding – fra enhed

Der oprettes en ansættelse og personen vil nu være tilgængelig fra listen over Medarbejdere. Når formalia er på plads startes Onboarding.

Onboarding

Onboarding startes fra ansættelsen og anvendes af en superbruger når formalia om en medarbejders ansættelse er på plads.

Onboarding, basic

Bl.a. følgende aktiviteter håndteres af Onboarding, basic:

• Opdatering af data om person og ansættelsen med Person- og Medarbejder ID.
• Orientering via email af leder og en valgte interessenter i organisationen.
• Der oprettes brugeradgang til den nye medarbejder og sendes en velkomst-email og SMS med password.
• Efter en valgt periode sendes varsling om afholdelse af prøvetidssamtale.

Onboarding, pro

Her håndteres de samme aktiviteter som Onboarding, basic, samt bl.a.

• Mulighed for op til 4 forskellige emails til forskellige modtagere.
• Detailstyring af prøvetidssamtalen med varsling, indkaldelse og opfølgning.
• Automatisk oprettelse af krævede formelle kompetencer (f.eks. certificeringer) og/eller introforløb.

Rokering

Rokering anvendes, når en medarbejder skifter til ny ansættelse inden for virksomheden. Det kan skyldes flytning til anden enhed, ny stilling og stillingsbetegnelse, ændring i timetal o.l.

Rokering startes som et enkeltskørselsworkflow fra den hidtidige ansættelse ved at angive skæringsdato for skiftet. Endvidere kan der angives de parametre, der skal ændres. Der er mulighed for at vælge at der sendes email til ny leder og gammel leder (hvis disse er forskellige), HR, Løn, andre interessenter samt til medarbejder. Skabeloner hertil et tilgængelig for redigering.

Endvidere kan der vælges følgende opdateringer vælges:

1. Sletning af personnoter, hvis lederskift finder sted.
   De noter, der er oprettet af afgående leder, slettes.
2. Opdatering af ansvarlig for uafsluttede processer, hvis lederskift finder sted.
   De processer, der er uafsluttede og som har afgående leder som ansvarlig, opdateres med ny leder som ansvarlig.
3. Opdatering af ansvarlig for uafsluttede handlingsplaner, hvis lederskift finder sted.
   De handlingsplaner, der er uafsluttede og som har afgående leder(e) som ansvarlig, opdateres med ny leder som ansvarlig.
4. Opdatering af leder som skemagodkender på uafsluttede skemaer, hvis lederskift finder sted. De skemaer, der er uafsluttede og som har afgående leder(e) som godkender, opdateres med ny leder som godkender.

Ny leder

Fra en enhed kan handlingen Ny leder, startes.

Her vælges den nye leder og starttidspunkt angives. Øvrige parametre kan forud indstilles i Redigér handlinger:

• Stopper aktuelle ledere samtidig med ny leders fratrædelse?
• Skal der sendes email til ny leder ved tiltrædelsen (bl.a. med link til My Dashboard vedr. overtagelse af afgående lederes uafsluttede opgaver)?
• Skal afgående leders personnoter på medarbejdere, slettes?
• Skal uafsluttede processer med gl. leder som ansvarlig opdateres med ny leder?
• Skal uafsluttede handlingsplaner med gl. leder som ansvarlig opdateres med ny leder?
• Skal uafsluttede skemaer med afgående leder(e) som godkender opdateres med ny leder som godkender?
• Der kan dannes lister over medarbejdere og/eller funktioner (enheder), der skal modtage besked om lederskift.
• 3 email-skabeloner til interessenter, funktioner og ny leder.

Workflowet tjekker nuværende leder(e) og sætter slutdato på lederrelationen, hvis dette er valgt. Tilsvarende - hvis det er valgt - slettes gl. lederes personnoter på medarbejdere og ny leder indsættes som ansvarlig i uafsluttede handlingsplaner og processer.

Valgte interessenter og funktioner orienteres om den nye leder. Hvis dette er valgt, modtager ny leder en velkomst-email.

Offboarding

Workflowet kan startes fra den aktuelle ansættelse og anvendes af en superbruger når en medarbejder skal fratræde.

• Der angives fratrædelsesdato. Datoen angives som sidste arbejdsdag.
• Der angives fratrædelsesårsag og evt. uddybning (til statistikformål).
• Der kan angives en dato for fritstilling.
• Der kan sendes email til medarbejderen omkring f.eks. aflevering af udstyr.
• Leder og valgte interessenter kan orienteres om fratrædelsen
• Mulighed for at status på handlingsplaner sættes til 'Forhindret' og status på skema sættes til '4 - afsluttet uden besvarelse'.

Brugeradgangen fjernes på slutdato (fratrædelsesdato eller fritstillingsdato (hvis en sådan er angivet). Efter en angivet periode slettes filer i filkategorier, markeret med 'slettes ved fratrædelse'.

Offboarding, auto

Denne udgave af Offboarding er beregnet til at køre automatisk, ud fra et angivet sluttidspunkt på en ansættelse.

Normalt kender vi ikke sluttidspunktet før vi modtager en opsigelse eller medarbejderen bliver afskediget, - her anvendes forsat den almindelige handling til Offboarding. Men er der tale om midlertidige ansættelser, hvor vi ved ansættelsen allerede kender (og har aftalt) sluttidspunktet, kan disse ansættelser ’fanges ind’ af Offboarding, auto, der på ønskede tidspunkt, automatisk eksekverer Offboarding.

Varsling om fratrædelse, auto

Selv om sluttidspunktet er kendt på ansættelsestidspunktet, kan der naturligvis ske ændringer undervejs, f.eks. at leder og medarbejder aftaler af forlænge perioden eller ønsker at gøre det. For at blive mindet om at en midlertidig ansættelse er på vej til at afslutte, har vi udstyret Onboarding, pro modulet med en autohandling til varsling af en forstående fratrædelse.

Her kan leder og en HR-funktionspostkasse blive varslet om den planlagte fratrædelse. Tidspunktet for varslingen bør ligge tilpas før fratrædelsestidspunktet, til at eventuelle rettelser i ansættelsen, kan foretages inden tidspunktet, hvor Offboarding, auto er sat til at køre.

Relevante links

• Guide: Onboarding af ny medarbejder – med varianter
• Offboarding – nye funktioner og mere automatiser